نحوه تنظیم و تدوین بخش مالی مدل کسب و کار

یک مدل کسب و کار تا زمانی که دست به قلم نشوید و شروع به نوشتن اعداد و اصطلاحات نکنید، صرفا یک طرح مفهومی است. بخش‌های بازاریابی و خط‌مشی مدل کسب و کار، بخش‌های جذابی هستند؛ اما اگر نتوانید به کمک اعداد و ارقام، سوددهی کسب و کار خود را توجیه کنید و به تنظیم بخش مالی مدل کسب و کار بپردازید، هیچ ارزشی نخواهند داشت.

اعداد و ارقام را باید در بخش تخمین‌ها و صورت‌های مالی مدل کسب و کار وارد کنید. بخش مالی یکی از بخش‌های اساسی و مهم یک مدل کسب و کار است؛ چرا که اگر نیم‌نگاهی به جذب سرمایه یا دریافت تسهیلات اعتباری داشته باشید، ناچار به ارائه آن به سرمایه‌گذاران خواهید بود. بااین‌حال اگر به تامین مالی هم نیاز ندارید، بهتر است این بخش را تکمیل کنید تا بتوانید ساده‌تر چرخ کسب و کار خود را به حرکت درآورید.

لیندا پینسون، نویسنده کتابی در حوزه مدل کسب و کار می‌گوید:

بخش مالی، همان بخشی است که به شما می‌گوید آیا کسب و کار ارزش وقت گذاشتن را دارد یا آنکه جز اتلاف عمر و سرمایه، رهاورد دیگری نخواهد داشت. در بسیاری از موارد، آمار و ارقام بخش مالی به شما می‌گویند که هرگز نباید سراغ آن کسب و کار بروید.

آنچه در ادامه می‌خوانید، به تشریح بخش مالی مدل کسب‌و‌کار پرداخته است و شما می‌توانید از آن نه‌تنها برای تدوین مدل کسب و کار که برای مدیریت بهتر شغل خود نیز بهره ببرید.

هدف از نگارش بخش مالی مدل کسب و کار

بهتر است اول بدانیم که بخش مالی مدل کسب و کار، شامل چه مواردی نمی‌شود و بعد سراغ دیگر بخش‌ها برویم. نباید فکر کنید که بخش مالی مدل کسب و کار، چیزی شبیه به بخش حسابداری است. اکثر افراد این دو مقوله را با هم قاطی می‌کنند؛ چرا که پیش‌بینی‌های مالی مندرج در بخش مالی مدل کسب و کار، بسیار شبیه به صورت‌های مالی یک کسب و کار است. اما تفاوت میان این دو آن است که حسابداری مربوط به وقایع مالی گذشته است؛ حال آنکه برنامه‌ریزی و پیش‌بینی برای کسب و کار ناظر به آینده است و از امروز شروع شده و به فردا پیش می‌رود.

تیم بری، مدیر و بنیان‌گذار شرکت Palo Alto Software که هم‌زمان در وبلاگ  Bplans.com مقاله می‌نویسد و در حال نگارش کتابی با عنوان The Plan-As-You-Go Business Plan نیز هست، می‌گوید:

شما نباید امورات مالی مدل کسب و کار خود را به همان شیوه تنظیم صورت‌های مالی و حسابداری، انجام دهید. قرار نیست اظهارنامه مالیاتی پر کنید، بلکه می‌خواهید راجع به آینده، یک پیش‌بینی استادانه بکنید.

به گفته بری، شاید نیاز باشد در بخش مالی مدل کسب و کار بیش از حسابداری به کار تلخیص و تجمیع اعداد و ارقام بپردازید. وی در ادامه می‌افزاید:

ضرورتی ندارد که تمامی خریدهای آتی را با تاریخ‌های فرضی و گنجاندن میزان استهلاک دارایی‌ها مشخص کنید. کافی است بر اساس خروجی‌های گذشته، آینده را پیش‌بینی کنید. به‌هیچ‌وجه، نباید وقت زیادی را صرف پیش‌بینی‌های مالی کنید که به‌نوبه خود به حدس و گمان وابسته است.

هدف از نگارش بخش مالی در مدل کسب و کار یک هدف دوجانبه است. اگر شما خیال دارید که از سرمایه‌گذاران خطرپذیر، فرشتگان سرمایه‌گذار یا حتی اعضای خانواده خود، سرمایه جذب کنید، به اعداد و ارقام بخش مالی، نیاز مبرم خواهید داشت. سرمایه‌گذاران می‌خواهند بدانند کسب و کار شما تا چه حد می‌تواند رشد کند تا بتوانند با اتخاذ یک راهبرد فروش سهام خود بتوانند از سرمایه‌گذاری‌شان سود به دست بیاورند. از طرفی دیگر، بانک‌ها یا هر وام‌دهنده دیگری از روی این اعداد و ارقام می‌تواند محاسبه کند آیا شما می‌توانید از پس بازپرداخت اقساط وام خود بربیایید یا نه.

اما مهم‌ترین هدف از نگارش بخش مالی مدل در کسب و کار این است که می‌تواند راهنمای خوبی برای خودتان باشد تا بتوانید بفهمید که چگونه امورات کسب و کار خود را پیش ببرید. پینسون می‌گوید:

بخش مالی در مدل کسب و کار یک سند زنده و در حال تکامل است و می‌تواند راهنمای ارزشمندی برای پیشبرد کسب و کار شما باشد. می‌توانید به مدد این بخش، هر زمانی که به بودجه بیشتر نیاز پیدا کردید، بدون هیچ وقفه‌ای سراغ سرمایه‌گذاران و بانک‌ها بروید.

اگر قرار باشد یک قانون برای پر کردن اعداد در بخش مالی مدل کسب و کار وجود داشته باشد، این است که پیش از هر چیز، واقع‌نگر باشید. بر می‌گوید: «مشکل فراگیری که وجود دارد بیشتر به مدل پیش‌بینی چوب هاکی برمی‌گردد. معمولا پروژه‌ها تا مدت زمانی زیادی به‌کندی رشد می‌کنند و بعد نمودارها همانند شکل یک چوب هاکی از نقطه‌ای به بعد اوج می‌گیرند.»

بری که در Willamette Angel Conference فعالیت می‌کند، می‌گوید اگرچه سرمایه‌گذاران دوست دارند شاهد یک مسیر رشد شگفت‌انگیز برای یک کسب و کار باشند؛ اما پیش‌بینی‌های رشد، معمولا درست از آب درنمی‌آیند. او می‌گوید:

همه می‌خواهند گوگل یا توییتر بعدی باشند: اما همه برنامه‌ریزی‌ها به‌ناچار از الگوی چوب هاکی پیروی می‌کنند. فروش به مدت زیادی ثابت می‌ماند؛ اما ۶ ماه بعد به‌طور ناگهانی یک چرخش عظیم رخ می‌دهد و کسب و کار وارد دوران طلایی خود می‌شود.

مهم‌ترین مولفه در تدوین بخش مالی مدل کسب و کار این است که نشان دهید آمار و ارقام، واقع‌بینانه هستند. بری می‌گوید یکی از راهکارها برای تحقق این امر این است که اعداد را به بخش‌های مختلف، تفکیک کنید؛ مثلا دو بخش کانال فروش و بازار هدف را جدا کنید و برای هر یک دست به تخمین واقع گرایانه فروش و درآمد بزنید. او می‌گوید:

البته این آمار و ارقام هنوز خام هستند؛ چرا که دارید در مورد آینده صرفا گمانه‌زنی می‌کنید. اما اگر گمانه‌های خود را به چند مولفه قسمت کنید و به هر یک به‌طور مستقل بنگرید، آنگاه می‌توانید بیشتر به واقعیت نزدیک شوید.

وی در ادامه می‌افزاید:

هیچ‌کس نمی‌تواند با پیش‌بینی‌های بسیار خوش‌بینانه یا حتی بدبینانه به موفقیت دست پیدا کند؛ چرا که واقع‌نگری کلید موفقیت است.

مولفه های بخش مالی مدل کسب و کار

نباید از نظر دور داشت که یک پیش‌بینی مالی، لزوما یک خط مستقیم را طی نمی‌کند. شما نیز به احتمال زیاد آن را در یک دنباله واحد از اعداد و ارقام در ارائه‌های خود نمی‌گنجانید. بری می‌گوید سیر یک پیش‌بینی مالی در یک نقطه شروع می‌شود و پرش‌هایی به عقب یا جلو خواهد داشت. برای مثال، آنچه شما در برنامه جریان نقدی خود می‌بینید، ممکن است بارها برای اصلاح تخمین‌های مرتبط با هزینه‌های فروش، اصلاح شود. بااین‌وجود استفاده از یک خط سیر مستقیم ساده‌تر است؛ البته به شرطی که به ترتیب از مرحله ۱ شروع نکنید و بعد به مرحله ۶ بروید؛ همیشه بهتر است نیم‌نگاهی به پیش و پس خود داشته باشید.

– با پیش‌بینی فروش کار خود را آغاز کنید: یک صفحه اکسل برای خودتان تنظیم و میزان فروش خود را طی سه سال آینده، پیش‌بینی کنید. چند سطر و ستون را برای درج میزان فروش در ماه‌ها و سال‌های مختلف، از هم تفکیک کنید و می‌توانید در یک ستون میزان فروش فصلی یا سالیانه را نیز یادداشت نمایید. بری می‌گوید: «اگر حوصله به خرج بدهید، می‌توانید از بلوک‌های اکسل برای درج پیش‌بینی‌های خود استفاده کنید. می‌توانید یک بلوک را برای درج میزان فروش، بلوک دوم را برای قیمت‌گذاری، بلوک سوم برای ضرب قیمت در میزان فروش برای محاسبه کل عایدات، بلوک چهارم را برای درج هزینه‌های هر واحد محصول و دست آخر بلوک پنچم را برای ضرب تعداد محصول در هزینه برای محاسبه هزینه فروش استفاده کنید.» وی در ادامه افزوده است: «چرا باید هزینه فروش را در پیش‌بینی فروش لحاظ کنید؟ زیرا می‌توانید از آن برای محاسبه حاشیه سود ناخالص که در واقع مابه التفاوت فروش و بهای تمام‌شده کالای فروش رفته است و عدد بسیار مفیدی برای مقایسه با دیگر نسبت‌های اقتصادی است.» اگر دست به تولید یک محصول یا خط جدید کسب و کاری زدید، باید به گمانه‌زنی آگاهانه متوسل بشوید. بهترین راه برای انجام این کار، نگاه به نتایج گذشته است.

– یک جدول بودجه‌بندی برای هزینه‌ها تنظیم کنید: شما حتما باید بدانید که برای تحقق میزان فروش پیش‌بینی شده، چقدر باید هزینه بکنید. بری می‌گوید بهتر است میان هزینه‌های ثابت (مانند اجاره‌بها یا پرداخت حقوق و مزایا) و هزینه‌های متغیر (مانند هزینه‌های تبلیغاتی) تفکیک قائل شوید؛ چرا که دانستن آن‌ها می‌تواند برای کسب و کارها بسیار مفید واقع شود. بری می‌افزاید: «هزینه‌های ثابت پایین‌تر به معنای ریسک کمتر است که اگرچه در دانشکده‌های کسب و کار به جنبه نظری آن پرداخته شده؛ اما وقتی نوبت امضای چک اجاره‌بها و حقوق و دستمزدها می‌رسد، آنگاه ابعاد آن روشن‌تری می‌شود.» بری در ادامه می‌گوید: «عمده هزینه‌های متغیر شما از جمله هزینه‌های مستقیمی هستند که به میزان فروش شما بستگی دارند؛ اما در کنار آن هزینه‌های متغیر دیگری نیز حضور دارند که از جمله آن‌ها می‌توان به هزینه‌های مرتبط با تبلیغات، تخفیف‌ها و غیره اشاره کرد.» مجددا یادآور می‌شوم که این ها نه صورت‌های مالی که صرفا تخمین و پیش‌بینی هستند و باید هزینه‌های مربوط به بهره بانکی و مالیات را نیز در محاسبات خود بگنجانید. بری می‌گوید بهتر است این کار را با یک ضرب و تقسیم ساده انجام دهید. به گفته او می‌توانید سود تخمینی را در بهترین نرخ مالیات ممکن ضرب کنید تا بتوانید مالیات احتمالی خود را محاسبه نمایید. همچنین می‌توانید بدهی تخمینی خود را در نرخ بهره احتمالی ضرب کنید تا بتوانید سود حاصله را محاسبه کنید.

– تنظیم صورت جریان نقدی: صورت جریان نقدی همان صورت مالی است که دلارهای وارده به و خارجه از کسب و کار را نشان می‌دهد. پنسیون می‌گوید که نقل است «جریان نقدی پادشاه است». شما صورت جریان نقدی را باید بر اساس پیش‌بینی‌های فروش، اقلام ترازنامه و سایر مفروضات تنظیم کنید. همچنین اگر در حال اداره یک کسب و کار هستید، باید اسناد سال‌های گذشته را از جمله صورت‌های سود و زیان و ترازنامه ها را در اختیار داشته باشید تا بتوانید بر اساس آن‌ها دست به پیش‌بینی بزنید. اگر تازه می‌خواهید کسب و کاری را شروع کنید و به هیچ‌کدام از صورت‌های مالی سال‌های گذشته دسترسی ندارید، بهتر است با تقسیم سال به ۱۲ ماه دست به پیش‌بینی و تدوین یک صورت جریان نقدی بزنید. پینسون می‌گوید هنگام تنظیم این صورت جریان نقدی ضروری است که از نسبت‌های واقعی برای تعداد فاکتورهای پرداخت شده در بازه‌های زمانی ۳، ۶۰ و ۹۰ روزه استفاده کنید. او می‌گوید اگر ۸۰ درصد از فاکتورهای شما در ۳۰ روز اول جمع شوند؛ در حالی که روی ۱۰۰ درصد آن‌ها حساب باز کرده بودید، یکه خواهید خورد. برخی از نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی کسب و کار از این قابلیت برخوردارند که بتوانید پیش‌بینی‌های مالی دلخواه خود را انجام دهید.

– پیش‌بینی درآمد: این صورت مالی سود و زیان شما است که حاوی جزئیاتی از پیش‌بینی‌های شما در سه سال آتی است. سعی کنید از اعدادی که در بخش‌های پیش‌بینی فروش، پیش‌بینی هزینه و صورت جریان نقدی درج کرده‌اید، استفاده کنید. بری می‌گوید: «فروش منهای هزینه فروش، برابر با حاشیه سود ناخالص است. حاشیه سود ناخالص منهای بهره و مالیات، سود خالص را به دست می‌دهد.»

– مواجهه با دارایی‌ها و بدهی‌ها: شما به یک ترازنامه پیش‌بینی شده نیز نیاز دارید. شما نباید دارایی‌ها و بدهی‌هایی را که در صورت سود و زیان نیامده، فراموش کنید و باید بتوانید ارزش خالص کسب و کار خود را در انتهای سال مالی حدس بزنید. برخی از این دارایی‌ها مشهود هستند و در آغاز راه کسب و کار، اثرشان ظاهر می‌شود؛ بااین‌حال، بسیاری از آن‌ها مشهود نیستند. بری می‌گوید: «بهره در سود و زیان منظور می‌شود؛ اما در بازپرداخت اصل وام خیر.» وی می‌افزاید: «وام‌های دریافتنی، پرداختنی و موجودی انبار تنها در بخش دارایی‌ها درج می‌شوند تا زمانی که آن‌ها را تسویه کنید.» بنابراین برای تنظیم یک ترازنامه باید کار را با دارایی‌ها شروع کنید و آنچه را هم‌اکنون مالک آن هستید از جمله پول نقد، حساب‌های دریافتنی، موجودی انبار، دارایی‌هایی از قبیل زمین، ابنیه و تجهیزات در آن لحاظ کنید. سپس محاسبه کنید که چقدر بدهی دارید. این پولی است که شما به دلیل عدم پرداخت صورت‌حساب‌ها یا بازپرداخت اقساط وام، بدهکار هستید.

– تجزیه‌وتحلیل نقطه سربه‌سر: پینسون می‌گوید نقطه سربه‌سر جایی است که میزان هزینه‌های شما با حجم فروش شما برابر می‌شود. پیش‌بینی درآمد سه‌ساله، شما را قادر می‌سازد که این کار را انجام دهید. پینسون می‌گوید: «اگر کسب و کار شما ماندنی باشد، در یک دوره زمانی خاص، میزان کل درآمدهای شما از هزینه‌هایتان پیشی می‌گیرد.» این یک ابزار تحلیل بسیار مهم برای سرمایه‌گذاران بالقوه‌ای است که می‌خواهند بدانند که آیا دارند در یک کسب و کار سریع الرشد سرمایه‌گذاری می‌کنند یا خیر.

چگونگی استفاده از بخش مالی مدل کسب و کار

یکی از بزرگ‌ترین اشتباه‌هایی که صاحبان حرف و مشاغل مرتکب می‌شوند این است که سالی یک بار به مدل کسب و کاری خود و بخش مالی آن نگاه می‌اندازند. بری می‌گوید: «من می‌خواهم اینجا جمله‌ای را از آیزنهاور، رئیس‌جمهور اسبق آمریکا ذکر کنم. وی می‌گوید: «برنامه، بی‌فایده است. برنامه‌ریزی است که درد ما را دوا می‌کند.» اشتباه مردم این است که روی برنامه متمرکز می‌شوند و وقتی که برنامه تمام شد، آن را به دست فراموشی می‌سپارند. این کار واقعا خجالت‌آور است؛ چرا که قرار بود آن‌ها از برنامه‌ریزی به‌مثابه ابزاری برای مدیریت شرکت خود استفاده کنند. بری پیشنهاد می‌کند که مدیران ارشد شرکت‌ها دست‌کم هر ماه خود راسا اقدام به پر کردن بخش مالی مدل کسب و کار کنند و آمار و ارقام آن را با پیش‌بینی‌های قبلی مقایسه نمایند. آن‌ها سپس می‌توانند از این مقایسه‌ها برای بازنگری در پیش‌بینی‌های آتی خود بهره ببرند.

همچنین پینسون توصیه می‌کند که مدیران برای بررسی ارتباط و مقایسه موارد موجود در صورت‌های مالی، مقایسه صورت‌های مالی طی گذر زمان و حتی مقایسه صورت‌های مالی با صورت‌های مالی دیگر شرکت‌ها دست به مطالعه تحلیلی صورت‌های مالی بزنند. بی‌شک بخش از این مطالعه، بررسی نسبت‌های مالی خواهد بود. او توصیه می‌کند که برای این کار دست به قلم شده و شروع به تمرین کنید و با استفاده از نسبت‌های مالی رایج از جمله نسبت‌های تحلیل نقدینگی، سودآوری و بدهی، اوضاع‌واحوال کسب و کار خود را با مقادیر بهینه و استاندارد بسنجید.

پینسون می‌گوید: «تمام این کارها به نفع خود شماست.» وی می‌افزاید: «قرار نیست صورت‌های مالی را صرفا در قفسه‌ها بایگانی کنید، آن‌ها بالاخره باید گرهی از کار شما باز کنند یا نه؟ شما باید از صورت‌های مالی خود به بهترین وجه ممکن استفاده کنید تا بتوانید اوضاع کسب و کار خود را با گذشته آن و همچنین دیگر کسب و کارهای رقیب مقایسه کنید.»

اگر به دنبال این هستید که از برنامه کسب و کاری خود برای جذب سرمایه یا دریافت تسهیلات اعتباری استفاده کنید، شاید بهتر باشد بخشی را با عنوان سوابق مالی به مدل کسب و کار خود اضافه نمایید. این بخش در واقع خلاصه‌ای از فعالیت‌های شما از ابتدا تا به امروز است. گاهی اوقات بانک‌ها دارای بخش مشابهی در فرم‌های درخواست وام خود هستند. اگر در پی اخذ تسهیلات بانکی هستید، می‌توانید اسناد تکمیلی از جمله صورت‌های مالی و فهرست دارایی‌های و بدهی‌ها را به این بخش اضافه کنید.

برای انجام محاسبات بخش مالی مدل کسب و کار بهتر است به دنبال نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی بگردید و به کمک رایانه این کار را انجام دهید. این نرم‌افزارها به شما این امکان را می‌دهند که پیش‌بینی‌های مالی خود را روی نمودار بیاورید و از آن‌ها در هر جایی از برنامه کسب و کار خود برای برجسته کردن اهدافتان استفاده کنید.

پینسون در پایان می‌گوید: «تدوین بخش مالی مدل کسب و کار، امر بدیهی و لازمی است که تمامی سرمایه‌گذاران از خطرپذیرها گرفته تا فرشتگان سرمایه‌گذار خواهان آن هستند.»