انتخاب روش حسابداری یکی از مهم ترین تصمیماتی است که هر کارفرین می بایست به فکر آن باشد. رایج ترین روش های حسابداری مورد استفاده کسب و کارها، روش های حسابداری تعهدی و نقدی نام دارند. مهم ترین تفاوت بین این دو روش در زمان بندی ثبت هزینه ها و درآمد ها می باشد. در یک مقیاس کوچک، شاید انتخاب روش حسابداری بی اهمیت به نظر آید، اما با رشد یک استارتاپ و به وجود آمدن تراکنش های مالی بزرگ تر، گزارش های مالی تعهدی و نقدی چشم اندازهای متفاوتی را ارائه خواهند داد و منجر به تصمیم گیری های بسیار متفاوتی خواهند شد.
گاهی اوقات شرکت ها تصمیم میگیرند از یک روش به روش دیگری روی آورند و عموما این عمل با تغییر و انتقال از روش نقدی به روش تعهدی همراه است. در این مقاله قصد داریم به معرفی کوتاهی از هر دو روش و زمان مناسب برای تغییر از روش نقدی به تعهدی بپردازیم. در نظر داشته باشید در استانداردهای مختلف حسابداری، تفاوت های کوچکی در حسابداری تعهدی وجود دارد. ما در این مقاله به استاندارد GAAP رجوع خواهیم کرد.
روش نقدی
در روش نقدی، تمرکز حسابداری بر روی زمان بندی جریان نقدی است. به عبارتی در هنگام فروش یا ایجاد هزینه، تا زمانیکه پول نقد دریافت یا پرداخت شده باشد حساب ثبت نمی گردد. این رویکرد ساده منافع زیر را در بر دارد:
• پیاده سازی آسان
• درک شفاف از جریان نقدینگی واقعی
• فرصت های بیشتر برای تعویق درآمد یا تسریع کسورات (به عنوان مثال تعویق درآمد حاصل از فروش تا دوره بعدی)
• نقدینگی کافی برای پرداخت مالیات ها. به عبارت دیگر، درآمد ها تا زمانیکه وجه نقد دریافت نگردیده مشمول مالیات نمی باشند.
در بسیاری از موارد استارتاپ ها روش نقدی را انتخاب می کنند چرا که تخصص کافی حسابداری نداشته و حسابداری جزء اولویت هایشان نمی باشد. در نتیجه، بسیاری از این استارتاپ ها نیاز به استخدام کارمند حسابداری ندارند و روش نقدی تبدیل به یک راه حل سریع و ساده برای آن ها می شود. اما در مقابل این روش معایب زیر را نیز به همراه دارد:
• چشم انداز محدود نسبت به عملیات شرکت (به عنوان مثال درآمد های پیش رو و پرداخت های معوق را نشان نمی دهد)
• به سختی می توان صورت های مالی مورد تایید سرمایه گذاران، وام دهندگان و حسابرسان را ایجاد نمود.
• احتمال ملزم شدن به تغییر روش حسابداری به خاطر برخی قوانین و مقررات
روش تعهدی
روش تعهدی بر عکس روش نقدی بر زمان بندی تراکنش های واقعی تمرکز دارد. در این نوع روش حسابداری، درآمد ها و هزینه ها در زمان وقوع تراکنش ثبت می گردند. از مزیت های روش حسابداری تعهدی می توان به موارد زیر اشاره نمود:
مزیت های روش حسابداری تعهدی:
• درک بهتر از وضعیت مالی و عملکردی (درآمد ها و هزینه ها را در بازه های واقعی اعمال می کند)
• مورد پذیرش سازمان بورس و عموما مورد تقاضا سرمایه گذاران و وام دهندگان و حسابرسان می باشد.
همچنین از معایب این روش نیز می توان به موارد زیر اشاره کرد:
• پیاده سازی و نگهداری زمان بر
• هزینه بالا به دلیل نیاز به زمان و تخصص زیاد
در نهایت، مدیران و مالکان استارتاپ ها می بایست مزایا و معایب هر دو روش را سنجیده و روشی را که متناسب با کسب و کار آنها بوده و می تواند به طور کارامد اطلاعات مالی مورد نیاز جهت اخذ تصمیم گیری ها را در اختیار آن ها قرار دهد، انتخاب کنند.
از حسابداری نقدی به حسابداری تعهدی
مزایای حسابداری نقدی اغلب برای استارتاپ ها جذاب بوده و به همین علت ترجیح می دهند تا زمانیکه نیاز به تعویض روش حسابداری نبوده و می توانند از حسابداری نقدی استفاده کنند، به سراغ حسابداری تعهدی نروند. در ادامه به بررسی برخی موارد که می تواند منجر به تغییر روش حسابداری شود می پردازیم.
قوانین مالیاتی
برای مقاصد مالیاتی، سازمان امور مالیاتی امریکا از یکسری معیارها استفاده می کند تا به شما اجازه دهد از روش نقدی استفاده کنید- استفاده از روش تعهدی همیشه بلامانع هست- به عنوان مثال: در امریکا، یک شرکت تضامنی و یا سهامی خاص با درآمد ناخالص 5 میلیون دلار یا کم تر در سال مجاز به استفاده از روش نقدی می باشد. برای انواع شرکت ها روش های محتلف ارزیابی وجود دارد که برای مطالعه بیشتر باید به قوانین مالیاتی کشور خود رجوع کنید.
نکته قابل توجه این است که بیشتر شرکت ها برای تطابق با قوانین مالیاتی، بعد از رسیدن به مرحله ای مشخص از رشد، می بایست از روش نقدی به روش تعهدی تغییر یابند. جالب است بدانید در عمل، برخی شرکت ها هر دو نوع روش حسابداری را همزمان با هم اجرا می کنند. مثلا از حسابداری تعهدی جهت مباحث مالیاتی خود و از روش نقدی برای عملیات شرکت استفاده می کنند.
قوانین سازمان بورس و اوراق بهادار
قانون گذاری گزارش های مالی برای شرکت هایی که سهام خود را به صورت عمومی عرضه می کنند، توسط سازمان بورس انجام می شود. شرکت های که به دنبال ورود به بازار بورس هستند، موظف اند تا تمامی حساب های خود را با قوانین سازمان بورس و اوراق بهادار و همچنین سازمان امور مالیاتی کشور خود تطبیق دهند و دفاتر آن ها می بایست مورد تایید حسابرسان رسمی قرار گیرد.
فرایند پذیرش در سازمان بورس بسیار پیچیده می باشد و از دست دادن زمان مجاز برای ورود به بورس، می تواند آینده مالی و عملکردی شرکت را نابود کند. بنابراین، بسیاری از شرکت ها ترجیح می دهند افراد و یا شرکت های حسابرسی و حسابداری را جهت انجام امور حسابداری خود بکار گیرند تا در فرایند عرضه سهام در بورس در کنار آن ها باشند.
الزامات حسابرسی
صورت های مالی حسابرسی شده در موارد مختلف از جمله عرضه سهام در بورس، ارائه به سرمایه گذاران و اعتبار دهندگان مورد نیاز هستند. طبق قوانین جاری، برای حسابرسی دفاتر، بایستی حتما از روش تعهدی استفاده کرد.
چگونگی تغییر از حسابداری نقدی به تعهدی
با توجه به این که مفهوم اساسی حسابداری تعهدی تطابق درامد ها و هزینه ها در زمان وقوع می باشد، تبدیل روش نقدی به تعهدی الزاما به معنای تعدیل تفاوت های بین زمان بندی پرداخت یا هزینه واقعی و مبادله واقعی کالا یا خدمات می باشد. در ادامه به بررسی سه سناریو مختلف برای انجام این عمل و همچنین تاثیر آن بر درآمد ناخالص می پردازیم.
سناریو اول:
تعویق در دریافت وجه نقد از یک مشتری
فرض کنید شرکت الف فروشی معادل 100 میلیون تومان در سال اول داشته است، این در حالی است که مشتری تا سال دوم 100 میلیون تومان را پرداخت نکرده است. در روش نقدی، شرکت الف درآمد 100 میلیون تومانی را تا سال دوم ثبت نخواهد کرد و در درآمد ناخالص سال اول نیز نمود نخواهد داشت. برای تغییر از سیستم نقدی به تعهدی، شرکت الف ثبت 100 میلیون تومان را از سال دوم به سال اول انتقال می دهد و در حسابی به نام حساب های دریافتنی با مانده 100 میلیون تومان ثبت می کند. به هنگام دریافت این 100 میلیون تومان در سال دوم، به جای ثبت به عنوان درآمد، این مبلغ را از حساب های دریافتنی کم می کند. مشاهده کردید که حسابداری تعهدی چگونه درآمد ها را به جای زمان دریافت وجه نقد در زمان وقوع شناسایی می کند.
سناریو دوم:
پرداخت نقدی برای خرید دارایی ها بدون فروش آن ها در سال مشابه
فرض کنید شرکت الف 200 میلیون تومان دارایی در سال 1 خریداری کرده است و تمام مبلغ آن را پرداخت کرده است. در روش نقدی، شرکت الف 200 میلیون تومان هزینه (بابت خرید کالا) شناسایی می کند و در نتیجه درآمد خالص شرکت در سال 1 به همان مقدار کاهش خواهد یافت. در سال 2 هم شرکت دارایی را به مبلغ 300 میلیون تومان می فروشد و درآمد 300 میلیون تومانی شناسایی می کند اما هزینه خرید آن را شناسایی نمی کند (چون در سال اول ثبت شده است).
برای تبدیل حسابداری این تراکنش به روش تعهدی، شرکت الف باید مبلغ 200 میلیون تومان را اصلاح کرده و مجددا به عنوان دارایی ثبت کند. بنابراین درامد خالص در سال اول با این تراکنش تغییری نمی کند. در سال دوم، شرکت الف تنها نباید فروش 300 میلیون تومانی را به عنوان درآمد ثبت کند، بلکه باید 200 میلون تومان بابت بهای کالای فروش رفته نیز ثبت کند. تاثیر نهایی افزایش 100 میلیون تومانی در درامد ناخالص سال 2 خواهد بود. با این مثال متوجه می شویم روش نقدی به نسبت روش تعهدی نوسانات بیشتری در درامد خالص سالیانه نشان می دهد. به خصوص اگر در شرکتی به صورت کلی فاصله زمانی زیادی بین خرید و فروش وجود داشته باشد.
سناریو سوم:
پیش پرداخت نقدی برای اجاره
فرض کنید شرکت الف یک فضای کاری را اجاره می کند. مبلغ اجاره سالیانه 50 میلیون تومان توافق شده است. در ابتدا سال 1، شرکت الف 100 میلون تومان به صورت نقدی به صاحب ملک پرداخت می کند. 50 میلیون تومان بابت اجرای سال جاری و 50 میلیون تومان بابت پیش پرداخت اجاره سال بعد می باشد. در روش نقدی شرکت الف می بایست مبلغ 100 میلیون تومان به عنوان هزینه اجاره در سال 1 شناسایی کرده و دقیقا همین مبلغ از سود خالص سال 1 کسر می شود در حالیکه سود خالص سال 2 تحت تاثیر این تراکنش قرار نمی گیرد.
برای تبدیل حسابداری این تراکنش به روش تعهدی، شرکت الف 50 میلیون تومان به عنوان هزینه اجاره منظور می کند و حسابی به عنوان پیش پرداخت اجاره سال بعد ایجاد می کند و 50 میلیون تومان این حساب را بدهکار می کند. در پایان سال 2، حساب پیش پرداخت را بستانکار کرده و در مقابل هزینه اجاره را بدهکار می کند. در پایان، شرکت 50 میلیون تومان هزینه اجاره به صورت جداگانه در سال 1 و 2 شناسایی کرده است. می توانید ببینید که چگونه حسابداری تعهدی درامدها و هزینه ها را با یکدیگر تطبیق می دهد.
مثال های بالا نشان می دهند که تغییر سیستم حسابداری از نقدی به تعهدی به دلیل زمان بندی ثبت هزینه ها و درآمدها، تاثیر مستقیم بر درآمد های شرکت خواهد داشت. همچنین در حسابداری تعهدی، حساب های دارایی جدیدی مانند پیش پرداخت ها و حساب های دریافتنی در حساب های بدهی ها و همچنین حساب های جدیدی مانند پرداختنی ها و تعهدات ایجاد خواهند شد.
هزینه، تخصص و زمان مورد نیاز برای تغییر روش حسابداری می تواند بسیار چشمگیر باشد. یک اصل حسابداری می گوید: تنها راه اطمینان از صحت و دقت تغییر سیستم حسابداری، بررسی تمام تراکنش های از ابتدای سال می باشد. با تمامی توضیحات داده شده در می یابیم که استارتاپ ها نباید تغییر سیستم های حسابداری را تا زمان رسیدن به رشد بزرگ کسب و کار خود و یا رخدادهایی مانند عرضه سهام در بورس به تعویق بیاندازند. در واقع، اگر شرکت پرسنل متخصص حسابداری دارد، بهتر است که از همان اول با روش تعهدی شروع به فعالیت کند.
سایر ملاحظات
نرم افزار های حسابداری
اکثر نرم افزارهای حسابداری از هر دو روش تعهدی و نقدی پشتیبانی می کنند و به صورت همزمان صورت های مالی نقدی و تعهدی را در اختیار شما قرار می دهند. هرچند لازم است مدیران به بررسی انواع نرم افزارهای حسابداری بپردازند تا بهترین و مناسب ترین سیستم حسابداری برای کسب و کار خود را پیدا کنند.
نگهداری سوابق
اگر شرکت شما تصمیم دارد از روش نقدی استفاده کند، مطمئن شوید که جزئیات سوابق هر تراکنش را نگهداری می کنید. این تنها راهی است که می توانید مطمئن شوید تغییر روش حسابداری نقدی به روش تعهدی به صورت دقیق و کامل انجام خواهد شد.
نتیجه گیری
حسابدای تعهدی و نقدی در عمل یکسان هستند. بنابراین، استارتاپ ها می بایست معایب و مزایای هر دو روش را بررسی کرده و با توجه به اهداف بلند مدت، کوتاه مدت و استراتژی های کسب و کار خود، بهترین گزینه را انتخاب کنند. شرکت هایی که نیاز به تغییر روش پیدا می کنند باید به سرعت اقدام کرده و زمان کافی در اختیار متخصصان قرار دهند تا بتوان به صورت دقیق تغییرات لازمه را انجام داد.
