چگونه صورت درآمد ویا سود و زیان تهیه کنیم.

چگونه صورت درآمد ویا سود و زیان تهیه کنیم.

صورت درآمد که سود و زیان «پی و ال» هم نامیده می شود، ابزاری مفید است که می توانید برای ردیابی عملکرد مالی شغل خود از آن استفاده کنید. این ابزار این امکان را به شما می دهد تا در یک نگاه، مشخص کنید آیا در کسب و کار خود درآمد کسب می کنید ویا ضرر مالی می کنید.

به نقل از جو ان یین، حسابدار خبره، با بیست سال تجربه کار با شرکت های چند ملیتی و تازه کارمثل

”VP of Finance for Nav”  ، صورت سود و زیان، میزان درآمد خالص شما را نشان می دهد که آیا تجارت شما درطی بازهء زمانی سودآور بوده است و یا خیر”. سود به عنوان بازده هزینه های کمتر است. این را می توان به هزینه های مالی زندگی تشبیه کرد، که در حالت ایده آل درآمد یا حقوق دریافتی از کارهایی که انجام می شود بیشتر از هزینه های خارج شده است.

به عنوان یک صاحب کسب و کار، شما می بایست از درآمد سود و زیان خود آگاه باشید. این سندی است که باید به طور مکرر، ماهیانه یا هر سه ماه ویا در ایده آل ترین حالت به صورت ماهیانه یا سه ماهه تهیه شود. صورت های مالی نه تنها این امکان را به شما می دهند تا از اوضاع  مالی شرکت خود آگاه باشید بلکه این امکان را به شما می دهد تا چه زمانی برای تجارت خود اقدام به تامین بودجه کنید. معمولاً زمانی که فرم درخواست وام پر می کنید، وام دهندگان از شما صورت ضرر و زیان به همراه صورت های مالی درخواست می کنند. بسته به نیاز وام دهنده، این صورت حساب می بایست یک بازهء زمانی یک ماهه، سه ماهه و یا یک ساله را پوشش دهد.

اگرچه فکر تهیهء صورت مالی برای بسیاری از دارندگان مشاغل کوچک ممکن است ترسناک باشد، اما در واقع برای تجارتی که با آن آشنا هستید ، تهیه صورت ضرر و زیان  آنقدر هم سخت نخواهد بود. در حقیقت معمولاً برای انجام  این کار می توانید از یک الگوی صورت درآمد یا یک صفحه گسترده ساده شروع کنید.

خواندن را ادامه دهید تا شش مرحله ای را که باید دنبال کنید تا بتواند صورت ضرر و زیان درآمد خود را تهیه کنید.

• یک صفحهء گسترده باز کنید.

اولین گام برای تهیهء صورت مالی آسان است. شما باید یک صفحه گسترده اولیه را در کامیوتر خود باز کنید. نرم افزار اکسل و گوگل شیت از محبوب ترین گزینه ها در این فضا هستند

• یک بازه زمانی انتخاب کنید.

قبل از تهیه صورت درآمد، اولاً باید یک دورهء خاص زمانی انتخاب کنید که درآمد شما را تحت پوشش قرار می دهد. بیشتر این بیانیه ها بر اساس یکی از سه چهارچوب زمانی زیر می باشند:

ماه

سه ماه

سال

اگر تصمیم به ایجاد صورت درآمد ماهانه را دارید ، به شما کمک می کند درآمدها یا خسارات تجاری خود را در طی یک ماه محاسبه کنید. صورتهای درآمد سه ماهه و سالانه به دنبال همان اطلاعات (سود یا زیان) هستند  اما در یک بازه زمانی متفاوت.

3-   دو قسمت بسازید: درآمد و هزینه ها

صورت درآمد به سوالات شما پاسخ می دهد:

درآمد خالص تجارت شما چه مقدار می باشد؟ فرمول اساسی استفاده شده برای محاسبه درآمد خالص به شرح زیر است:

درآمد – هزینه ها = درآمد خالص

قبل از تشخیص درآمد خالص شرکتتان، لازم است منابع مالی کسب و کار خود را به دو بخش در صفحه گسترده خود جدا کنید. این بخش ها درآمد و هزینه ویا سود و زیان می باشد.

در صفحه گسترده خود ، برای ثبت درآمد و هزینه های تجارت، دو ستون مختلف ایجاد کنید. هنگامی که صورت های بانکی خود را مرور کردید و اعتبارات را از بدهی ها جدا کردید، برای وارد کردن این اطلاعات به مکانی نیاز خواهید داشت.

توجه: اگر از نرم افزارهای حسابداری مثل QuickBooks یا FreshBooks استفاده می کنید، تقسیم بندی این دو گروه از اطلاعات آسان تر خواهد بود. به طور معمول می توانید از نرم افزار حسابداری ابری برای تهیهء گزارش تراز آزمایشی استفاده کنید که جمع کل بدهی ها و اعتبارات مربوط به حساب های شخصی شرکت شما را حساب می کند. شما می توانید از این اعداد در دو مرحلهء بعدی نیز استفاده کنید.

4– منابع درآمد خود را فهرست کنید.

در مرحله بعد، ملزم خواهید شد تا منابع مالی تجارت خود را خط به خط به صورت لیست درآورید. این شامل درآمدی که شرکت شما طی دوره گزارش بدست آورده هم می شود. برای مثال: یک ماه، سه ماه، یک سال و غیره.

منابع درآمد ممكن است شامل موارد زير باشد:

• درامد فروش
• درآمد حاصل از خدمات ارائه شده
• درآمد حاصل از بهره (سود)
• درامد وابسته به حق کمیسیون
• اجاره دریافتی
• غیره.

هنگامی که لیستی از همهء سپرده های انفرادی یک دورهء زمانی مشخص را در حساب بانکی تجارت خود قرار دادید، باید آن ها را به گروه ها یا زیر مجموعه های دیگر جدا کنید. برای مثال، می توانید تمام درآمد حاصل از فروش را روی یک چوب خط جمع آوری کنید. زیر آن خط کشیده و کل درآمد را در منبع دیگری مثل درآمد وابسته به حق کمیسیون لیست کنید. این روند را آنقدر تکرار کنید تا هر طبقه و یا هر یک پنی از پول به دست آمده در صفحهء گستردهء شما قرار گیرد.

نکته: اگر می خواهید درآمد عملیاتی شرکت خود را به تنهایی محاسبه کنید، تنها پول حاصل از فعالیتهای اصلی شرکت بوده و مستثنی از منابع درآمد های دیگر می باشد. با این حال ، این یک نمای واقعی از درآمد خالص شما را نشان نمی دهد و فقط بخشی از عملیات اصلی ویا ضرر کسب و کار شما می باشد.

5– مخارج خود را به صورت لیست درآورید.

اکنون که تمام منابع درآمد شرکت را لیست کردید، زمان آن رسیده که تمرکز خود را تغییر دهید. موارد بعدی که باید به صفحه گسترده خود اضافه کنید هزینه شرکت است.  میبایست در اظهاریه های بانکی یا دفتر کل جستجو کنید و هر درموردی که پول به هر دلیلی از حساب بانکی شما خارج شده است را ضبط کنید.

هزینه های احتمالی شامل موارد زیر خواهند بود:

هزینه کالاهای فروخته شده (استهلاک کار ، مواد ، تجهیزات و غیره)

هزینه های عملیاتی (حقوق و دستمزد ، آب و برق ، اجاره ، تبلیغات و غیره)

هزینه از حساب کارمزد کارمندان (سفر ، وعده های غذایی و غیره)

هزینه های مالیاتی (هزینه مالیات بر درآمد و غیره)

هزینه های حقوقی و قانونی

سود پرداخت شده برای تأمین بودجه

و غیره

همانند منابع مالی، به جای فهرست کردن خط به خط، می توانید هزینه ها را به گروه ها و دسته های وسیع ترکیب کنید. می توانید هزینه تمام دستمزدها و حقوق های پرداخت شده را با هم جمع کنید و مبلغ ترکیبی را به عنوان یک ورودی واحد در صفحه گسترده خود وارد کنید. در مرحلهء بعدی، برای اجاره بهاء پرداخت شده، هزینه آب و برق و غیره سطون دیگری اضافه کنید یا  تصمیم داشته باشید که تمام آن هزینه ها را ترکیب کنید و کل هزینه های عملیاتی مشاغل را برای مدت زمان مورد نظر لیست کنید. اگرچه هزینه های شرکت خود را در صفحه گسترده لیست می کنید، مطمئن شوید که هر پنی که خرج شده است را حساب کرده اید و آن مبلغ را از درآمد کسر کنید. برای این که صورت درآمد کسب و کار شما درست باشد ، داده هایی که شما در صفحه گسترده خود قرار داده اید باید 100٪ صحیح باشد.

6–  درآمد خالص خود را در زیر محاسبه کنید.

آخرین مرحلهء ایجاد صورت حساب، محاسبه درآمد خالص که سود خالص نیز نامیده می شود، می باشد که در انتهای صفحه گسترده صورت می گیرد. اگر تا به حال در مورد جمع درآمد سالیانه ویا خط آخرشرکت شنیده باشید، این اصطلاح به آخرین نوشتهء در صورت حساب اشاره می کند. در ابتدا، باید تمام درآمد ذکر شده در صفحه گسترده خود را جمع بزنید. سپس، باید کلیه هزینه های ذکر شده از مقدار پولی که بدست آورده اید، کسر کنید. برای ارزیابی بهتر، ریاضی خود را دوباره باربینی کنید. آخرین عددی که برایتان باقی می ماند، درآمد خالص شرکت شما طی مدتی خاص می باشد که در صفحهء گستردهء خود گنجانده اید. این شماره به شما می گوید که در تجارت خود طی دورهء حسابداری انتخاب شده، چه مقدار سود و چه مقدار ضرر کرده اید.

یادداشت های اضافی

شش مرحله فوق شما در مورد چگونگی ایجاد صورت درآمد اساسی راهنمایی می کند. در ادامه چند یادداشت اضافی هم برای درک بهتر صورتهای درآمد آورده شده است:

شرکتهای بازرگانی عمومی ملزم به ارائه صورتهای مالی به هیئت بورس و اوراق بهادار (SEC ) هستند. این صورتهای مالی ممکن است شامل صورتهای درآمد ، صورت جریان پول ، ترازنامه ، تغییر در سهام صاحبان سهام و درآمد جامع باشند.

صورتهای درآمد راهی عالی برای پیگیری پیشرفت مشاغل شما به سمت اهداف بلند مدت است. زمانی که  چندین صورت درآمد ایجاد می کنید، با گذشت زمان می توانید نزول و افول مالی شرکتتان را مورد بررسی  قرار دهید. برای مثال، می توانید صورت درآمد سه ماهه را با صورت درآمد همان ماه در سال گذشته مقایسه کنید تا بدانید که آیا درآمد شرکت افزوده و یا کاهش یافته است. صورت های مثبت درآمد برای جذب سرمایه گذاران یا برای تأمین بودجه تجاری جدید مثل وام های تجاری یا خط اعتباری مفید خواهند بود. اگر چندین صورت درآمد در یک ردیف دارید که  حاکی از رشد مالی است، این امر می تواند اثبات کند که شرکت شما به طور بالقوه برای سرمایه گذاری گزینهء خوبی می باشد ویا ریسک پایین تری برای مقاصد وام خواهد داشت.