صاحبان کسب و کار معمولا به دلایل مختلف از جمله حفاظت از اطلاعات مهم مالی و صرفه جویی در هزینه ها، مسئولیت امور مالی کسب و کار را خود بر عهده می گیرند. این دلایل شاید برای استارتاپ ها و کسب و کارهای کوچک در مراحل شروع کار منطقی باشند اما با شروع رشد شرکت دیگر قابل اتکا نخواهند بود.
تفویض مسئولیت های مالی
برخی صاحبان کسب و کار مسئولیت های حسابداری شرکت خود را به اعضا مورد اعتماد شرکت و یا خانواده واگذار می کنند. تجربه کارآفرینان موفق نشان می دهد که امور مالی و حسابداری خون جاری در رگ های شرکت هستند و باید آن ها را به مدیران و متخصصان با تجربه امور مالی سپرد.سه موقعیت شغلی مالی اصلی رایج در شرکت ها دفترداری یا حسابداری، کنترلر(حسابرس داخلی) و مدیر مالی می باشند.
به عنوان صاحب یک کسب و کار نوپا، این وظایف را یا باید خود به شخصه انجام دهید و یا به همکاران و اطرافیان قابل اعتماد خود بسپارید؛ اما با رشد کسب و کار، اغلب مدیران در می یابند که استخدام یک متخصص مالی به آن ها کمک می کند تا بتوانند به جای امور مالی کسب و کار بر فعالیت اصلی خود تمرکز کنند. از مزایای استخدام یک حسابدار برای شرکت می توان به موارد زیر اشاره کرد-قاعدتا محدود به این موارد نمی باشد:
• پیدا کردن راه ها صرفه جویی در هزینه های تولید، روابط با تامین کنندگان، هزینه های دفتری و مدیریت منابع انسانی
• صرفه جویی در هزینه های مالیاتی
• مدیریت روال امور دفتری و گزارش های خارجی
• طراحی یک شبکه امن مالی از طریق کاهش ریسک با پوشش بیمه ای، مدیریت موجودی انبار، متنوع سازی و تجدید ارزیابی دارایی ها
• توسعه برنامه ریزی
• مدیریت حقوق و دستمزد
• روان سازی عملیات و حداکثرسازی سوددهی
• اجتناب از جرائم و مجازات ها و کاهش اعتبار نزد بانک ها به خاطر عدم پرداخت به موقع اقساط، محاسبات اشتباه حقوق و دستمزد و عدم پرداخت صورتحساب ها و از دست دادن فرصت های تجاری
تطابق پرسنل مالی با اندازه شرکت
شرکت ها با استخدام متخصصین امور مالی برای انجام امور مالی کسب و کار، در هزینه های خود صرفه جویی می کنند. اگرچه، با توجه به اندازه کسب و کار شما، صنعتی که در آن فعال هستید و سایر عوامل ممکن است فقط به یک دفتردار نیمه وقت و یا یک تیم مالی شامل مدیر مالی و کنترلر داخلی نیاز داشته باشید. تصمیم گیری در خصوص این که به چه نوع پرسنلی نیاز دارید یک موضوع پیچیده می باشد و عوامل مختلفی برآن تاثیرگذار هستند. نیازهای شما طی زمان تغییر می یابند و اگر کسب و کار شما در حال رشد باشد شما باید دائما در ساختار مالی خود بهبود ایجاد کنید. در ادامه به بررسی نقش های مختلف مالی و تاثیر آن ها در امور مالی کسب و کار و مواقعی که به آن ها نیاز خواهید داشت می پردازیم:
کارکردهای دفتردار
دفترداران عموما رخداد های مالی با تاثیر ناچیز بر استراتژی شرکت را ثبت می کنند. اساس کار دفترداران تراکنش های جاری شرکت می باشد و به ندرت بر تراکنش های آتی شرکت تاثیر دارند. یک دفتردار حرفه ای در کنار مسئولیت اصلی خود، یعنی ثبت رخداد های مالی شرکت و تالیف گزارشات مختلف از این اطلاعات، به اقداماتی همچون ارائه راهکارهای مالی، به روز نگه داشتن حساب های گزارشات، اصلاح مغایرت های موجود در دفاتر وارائه راهکارهایی برای صرفه جویی در هزینه ها می پردازد.
برخی وظایف دفترداران در امور مالی کسب و کار ها شامل موارد زیر هستند:
• ثبت فروش، هزینه ها، حساب های دریافتنی و پرداختنی
• نظارت بر هزینه های تدارکات، هزینه های دفتری، اجاره، خدمات رفاهی و سایر هزینه های ثابت و متغیر
• مدیریت حقوق و دستمزد، مالیات ها، حساب مالیات بر درآمد، اختلافات قانون کار و کسورات حق بیمه
• اطمیبنان از انجام دقیق امور اداری و امور مالی شرکت و فرم های مورد نیاز و بایگانی آن ها
• تهییه گزارش های روزانه، هفتگی، ماهیانه، فصلی و سالیانه برای مدیران، نهادهای دولتی، سهامداران، کارمندان و ذینفعان
• پراخت به موقع صورتحساب ها
• جست و جو برای تامین کنندگان جایگزین و مقایسه قیمت های پیشنهادی
• شناساسی نقاط مشکل زا مانند اتلاف منابع، سو مدیریت، کلاهبرداری و دزدی
• رهگیری مواد اولیه، تامین کنندگان، موجودی انبار و منابع انسانی
• تنظیم اظهارنامه های مالیاتی و کنترل سپرده های مالیاتی روزانه، هفتگی، ماهیانه و سالیانه برای سازمان های مالیاتی، تامین اجتماعی و …
• پیش بینی و پرداخت هزینه های تعمیرات و نگهداری
• رفع مغایرت حساب ها
• مدیریت اعتبار داخلی مشتریان و اعتبار شرکت نزد تامین کنندگان و وام دهندگان خارجی
زمان مناسب برای استخدام دفتردار
بیشتر صاحبان کسب و کار-علی الخصوص آنهایی که روح کارآفرینانه دارند- علاقه دارند تمام بخش های کسب و کار را خودشان در دست داشته باشند و این موضوع با وجود نرم افزار های حسابداری بسیار آسان تر شده است. این کار به طور کامل برای صاحبان کسب و کار قابل اجرا می باشد اما لزوما در زمان رشد کسب و کار کار درستی نیست. زمانی که کاغذبازی ها مدیریت زمان و کارایی شما را تحت تاثیر قرار دهد، زمانی است که باید به فکر استخدام یک دفتردار باشید. امکان دارد نیاز به استخدام یک کارمند تمام وقت نداشته باشید و یک دفتردار پاره وقت و حتی برون سپاری بخشی از کار کفایت کند. در صورتی که تعدادی از موارد زیر در مورد کسب و کار شما صدق می کنید، باید برای استخدام یک دفتردار اقدام کنید:
• شما از حسابداری سر در نمی آورید اما اعتماد دارید که نرم افزار هر آن چه نیاز دارید در اختیار شما می گذارد.
• با مباحث مالیاتی و راه های کاهش مالیات آشنایی ندارید.
• کسب و کار شما در حال تجربه یک رشد سریع در بازه زمانی کوتاه می باشد.
• سرمایه گذاران، وام دهندگان و یا سهامداران به گزارش های حرفه ای نیاز دارند.
• بیشتر زمان شما صرف دفترداری می شود تا فروش و موقعیت های تجاری جدید
• قصد دارید کسب و کار خود را در یک منطقه، صنعت و یا محصول جدید توسعه بدهید
• دفاتر شما به حسابرسی نیاز دارند
استخدام دفتردار فرایند سختی نخواهد بود زیرا شما می توانید در ابتدا، کار را به یک شرکت حسابداری حرفه ای برون سپاری کنید. این استراتژی به خصوص اگر تجربه حسابداری، استخدام دفتردار و تعامل با آن ها را ندارید؛ می تواند یک انتخاب هوشمندانه باشد.
کارکردهای کنترلر
کنترلرها ضمن ارائه مستقیم گزارش به مدیر مالی، مدیر عامل و صاحبان کسب و کار اقداماتی همچون نظارت بر دفترداران، مدیران مالیاتی، مدیران اعتبارات و پرسنل بخش حسابداری را در دستور کار دارند. در شرکت های کوچک تر، کنترلر تنها حسابدار رسمی شرکت می باشد و بر تیم حسابداری نظارت می کند. کنترلر های حرفه ای برای مدیریت وظایف خود از صندوق داران، دفترداران و دستیاران اجرایی کمک می گیرند.
کنترلر به عنوان مدیر بخش حسابداری، مسئولیت تهییه صورت های مالی، طرح کسب و کار، بودجه بندی، مالیات ها، مغایرت حساب ها و برخی امور خاص مانند تنظیم استراتژی های بلند مدت و کوتاه مدت، تملک سایر کسب و کارها، فروش دارایی ها، ادغام در سایر کسب و کارها و جذب سرمایه گذاران و منابع مالی جدید بر عهده دارد. به عنوان یک مدیر مالی میانی، کنترلرها معمولا وظایف زیر را در خصوص امور مالی شرکت بر عهده دارند:
• مدیریت پرسنل مالی
• نظارت بر تعهدات عملیاتی شرکت
• بایگانی و کنترل اسناد و گزارشات مالی
• استقرار سیاست ها و روش های مالی شرکت
• مدیریت سیاست های مدیریت ریسک
• حفاظت از دارایی های شرکت
• تهییه، نظارت و اصلاح بودجه
• مشاوره به سهامداران و مدیران شرکت در خصوص بازارهای مالی، اتفاقات روز و اقدامات ممکن
• اتخاذ استراتژی های مالیاتی
• انتخاب و استقرار نرم افزارهای مالی و حسابداری
• پیگیری مطالبات
• اقدامات مربوط به مسائل منابع انسانی مانند نگهداری سوابق پرسنل و …
• آموزش به پرسنل در خصوص کسب و کار و مسئولیت های آن ها
زمان مناسب برای استخدام کنترلر
با رشد کسب و کار و به مرور زمان متوجه می شوید که به چیزی بیش از یک دفتردار نیاز دارید. اگر سهامدارن و یا هیئت مدیره شما افرادی به جز دوستان و آشنایان و نزدیکان هستند، استخدام یک کنترلر، یک تصمیم هوشمندانه برای حفظ جایگاه شما در شرکت خواهد بود. به طور کلی، کنترلر بر مسائل حسابداری تمرکز می کند در حالیکه تمرکز مدیر مالی بر استراتژی های مالی خواهد بود.
با افزایش ذینفعان شرکت، در حالیکه که کنترلر گزارش های فنی مدیریتی تهییه می کند و بر عملکرد پرسنل حسابداری نظارت دارد، مدیر مالی به برنامه ریزی مالی و نظارت بر عملکرد کنترلر می پردازد. بیش تر شرکت های کوچک از عهده هزینه های استخدام یک کنترلر تمام وقت بر نمی آیند اما به هر حال با رشد شرکت به یک کنترلر نیاز خواهید داشت، چه پاره وقت و چه به صورت مشاوره ای.
کارکردهای مدیر مالی
وظایف مدیر مالی فراتر از امور مالی کسب و کار می باشد و بدون هیچ گونه محدودیتی در تصمیم گیری های مهم شرکت حضور دارد و به دفاع از منافع مالی شرکت می پردازد. همان گونه که هر کارآفرین و بنیانگذار با تجربه ای می داند، ارزیابی های دقیق مالی یکی از مهم ترین اهداف هر کسب و کار موفق است. هر گونه اقدام و یا خدمت جدیدی که با هدف سودآوری ایجاد می شود می تواند از یک سو باعث رشد شرکت شود و از سوی دیگر تبدیل به تقطه ظعف شرکت شود. بررسی این موضوع و پیامدهای مالی هر اقدامی بر عهده مدیر مالی می باشد.
مدیران مالی تنها به ارزیابی هزینه های جاری شرکت نمی پردازند، ریسک و تهدیدات هر گونه اقدام جدید را نیز مورد بررسی قرار می دهند. به عنوان یک مدیر رده بالا، مدیران مالی به صورت مستقیم با صاحبان کسب و کار، هیئت مدیره، مدیران عالی و ذینفعان اصلی شرکت سر و کار دارند و نقش مهمی در فعالیت های تحقیق و توسعه، تبیین چشم انداز شرکت، اقدامات قانونی و عملیات جاری شرکت دارند. سایر فعالیت های مدیران مالی شامل موارد زیر هستند:
• راهبری شرکت در موقعیت های ادغام، تملک، عرضه در بورس و تغییرات در ساختار و عملیات شرکت
• مدیریت توسعه شرکت در بازارهای جدید
• دفاع از منافع مالی شرکت در تصمیم گیری های حیاتی و پیچیده
• مدیریت دارایی ها و روابط مالی با ذینفعان مختلف
• بهینه سازی عملیات
• بررسی و مدیریت ریسک های مالی
• برنامه ریزی اهداف بلند مدت و کوتاه مدت مالی
• تفسیر اطلاعات بازار از شاخص و روند های مختلف مالی
• درک علت رفتار بازار و صنعت
• تشخیص بهترین روش سرمایه گذاری دارایی های شرکت
• پیش بینی روند های بازار و فرصت های پیش رو شرکت
زمان مناسب برای استخدام مدیر مالی
با تغییر اندازه شرکت از کوچک به متوسط، نیاز های مالی آن نیز تغییر خواهد کرد. هر میزان که شرکت شما رشد داشته باشد، چند برابر آن به زمان بیشتری برای مدیریت آن نیاز خواهید داشت و به همین علت بایستی به دنبال یک مدیر مالی باشید تا مسائل پیچیده مالی را به وی بسپارید. باید مد نظر داشته باشید که استخدام دفتردار، حسابدار و مدیرمالی به ترتیب انجام می شود.
