مبانی برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل مالی برای استارتاپ ها

حتما درباره حسابداری و نگه داری حساب ها شنیده اید، اما منظور از برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل مالی(FP&A) چیست و چرا مهم هست؟

برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل مالی چیست؟

به زبان ساده، FP&A فرایند تعیین چگونگی دستیابی شرکت شما به چشم انداز، اهداف استراتژیک و اهداف کوتاه مدت است. در حالیکه حسابداری نگاه به گذشته دارد، FP&A نگاه به آینده است.
در دنیای استارتاپ ها، شما فقط با نگاه کردن به برخی از شرکت های بدون درآمد و ارزش گذاری بسیار زیاد- ارزش بسیاری از شرکت ها بر اساس درآمد آتی پیش بینی شده تعیین می شود- می توانید به اهمیت برنامه ریزی پی ببرید. به جرات می توان گفت مهم نیست اندازه شرکت شما چقدر است، شما باید با بودجه بندی، پیش بینی و تجزیه و تحلیل هایی که پشتوانه اکثر تصمیمات اجرایی هستند درگیر شوید.

بدست آوردن تبحر مالی برای یک شرکت کوچک و یا استارتاپ یک فرایند تدریجی است. در یک کسب و کار مخاطره پذیر، اجرای FP&A توسط بنیان گذاران و با کمک دستیاران خارج از شرکت مدیریت می شود. با رشد شرکت، کنترل کننده یا مدیر مالی معمولا مسئول FP&A می باشد. هرچه شرکت بزرگ تر شود، سرمایه گذاری بر روی یک تیم FP&A ارزشمندتر خواهد بود.
افزایش پیچیدگی های مالی، تعداد کارمندان، درآمد و جذب منابع خارجی محرک های تحول در زیرساخت های مالی در استارتاپ هستند. به صورت کلی، با جذب سرمایه گذاری های خطرپذیر، بیش از 30 نفر کارمند و/یا ایجاد درامد ثابت 5 تا 20 میلیون یورو باید رسما به فکر ایجاد یک واحد FP&A در شرکت خود باشید.
FP&A یک بخش کامل در مالی و حسابداری خواهد بود؛ چه به صورت مستقر در شرکت و چه به صورت برون سپاری. مدیر FP&A در تهییه گزارش های داخلی و خارجی، موارد مورد نیاز برای هیئت مدیره، تجزیه و تحلیل صورت های مالی ماهیانه و گزارش ها و تجزیه و تحلیل های موردی مالی برای سازمان کمک خواهد کرد.
در یک شرکت که به خوبی سازمان یافته، کنترل کننده حسابداری مالی و پرسنل بخش FP&A را مدیریت می کند و مسئول حسابداری مدیریت خواهد بود.

روند کار مدیر FP&A شامل موارد زیر است:

• ایجاد فرایند ها و سیستم ها بر اساس روند روزانه
• تجزیه و تحلیل مالی و پیش بینی جریان های نقدی کوتاه مدت
• تجزیه تحلیل جاری کنترل های داخلی
• ایجاد و تجزیه و تحلیل مدل های مالی و شبیه سازی آن ها
• پیش بینی سناریوهای احتمالی در مورد جریان نقدی و پیش بینی های مالی شرکت
• اجرای استراتژی های ماهیانه، فصلی و سالیانه رشد شرکت

به صورت کلی، مدیر FP&A بخشی از رویکرد شما در زمانی است که به دنبال سرمایه سهامی و قرضی(وام) هستید و یا کسب و کار خود برای سرمایه گذاران و وام دهندگان ارائه می دهید.

کاربرد تامین مالی نوین

خبر بد در مورد FP&A این هست که این کار می تواند کسل کننده باشد. خبر خوب این هست که به سرعت هیجان انگیز می شود. حرفه ای های FP&A داستان سرایان ذاتی هستند. اعداد زبان آن ها هستند، آن ها با به هم وصل کردن نقاط چشم اندازی به آینده ایجاد می کنند چون ارزش ها را مشخص می کنند.
به بیانی دیگر، FP&A درباره پیش بینی است. به شما اطمینان می دهد که جواب پرسش هایی که برنامه ریزی ها و تجزیه و تحلیل ها را تبدیل به انتخاب ها و تصمیمات استراتژیک خواهید یافت. FP&A به سوالات استراتژیک پاسخ می دهد، از حسابداری صحیح اطمینان می یابد، سودآوری محصولات را تجزیه و تحلیل می کند و البته مشخص می کند کسب و کار شما چه مقدار و چه زمانی به پول نیاز دارد و تا چه زمانی باقی می ماند.
شرکت ها با هر اندازه ای می تواند از اقدامات FP&A منفعت ببرند، حتی اگر در ابتدا مجبور باشید آن ها را برون سپاری کنید. حرف F در FP&A خود گویاست؛ کارکرد تامین مالی(Finance) فقط بخشی از وظیفه گسترده شرکت در برنامه ریزی، جذب و مدیریت سرمایه برای پیشبرد بهینه کسب و کار است.
متخصصان مالی می توانند به بخش های مختلفی شرکت خدمات بدهند. در ادامه به بررسی برنامه ریزی مالی(P در FP&A) و تجزیه و تحلیل(A در FP&A) می پردازیم و نکات کلیدی آن را مورد توجه قرار می دهیم.

P در FP&A

حسابداران نتایج تاریخی را ثبت می کنند و بعد از آن متخصصان FP&A این اطلاعات را تجزیه و تحلیل می کنند و عملکرد تاریخی را شرح می دهند. سپس با استفاده از بینشی که از تجزیه و تحلیل مالی به دست آورده اند، نتایج آتی را پیش بینی می کنند.
هسته اصلی نقش FP&A در واقع متکی بر وجه برنامه ریزی آن است. زیرا تنها شامل پیش بینی چگونگی تغییرات تراز حساب ها نیست، بلکه شامل مشارکت در پیدا کردن راه حل برای پر کردن شکاف های تامین مالی نیز می باشد.

هدف برنامه زیری مالی مشخص کردن پتانسیل های کسب و کار و ارائه یک زمان بندی برای بقای مالی است. برنامه مالی پایه ارزیابی پروژه می باشد و بایستی نشانگر بهترین پیشبینی شما از نیازمندی های مالی باشد.

برای این که مطمئن شوید زنجیره ارزش، چرخه نقدینگی و سایر اصول اقتصادی در موقعیت های کسب و کار شما و استراتژی های کلی شرکت شما به درستی اجرا می شود، تلاش کنید به سوالات زیر پاسخ دهید:

• حاشیه سود ناخالص و عملیاتی شما چیست؟
• سود های بالقوه شما کدامند؟
• جریان سودآوری شما چقدر با دوام است؟
• چه متغیرهایی قیمت گذاری را شما را تعیین می کنند و سودآور هستند؟
• هزینه های ثابت، متغیر و نیمه متغیر شما کدامند؟
• چه دارایی هایی در حال حاضر و در آینده در کسب و کار شما استفاده می شوند؟
• نقطه سر به سر در برنامه تامین مالی پیشنهادی شما چند ماه است؟
• چند ماه تا رسیدن به جریان نقدی مثبت زمان نیاز است؟
• چه زمانی نقدینگی شما پایان می یابد؟
• آیا می توانید تغییرات چشمگیری در جریان نقدی خود در دوره رشد پیش بینی کنید؟

نکته مهم: همواره تمام تعهداتی که اعداد و ارقام شما را حمایت می کنند، بایگانی کنید؛ مانند تعهداتی که در زمان بندی بدهکاران، بستانکاران ایجاد می شود، شرایط پرداخت به فروشندگان، افزایش های برنامه ریزی شده در حقوق و مزایا، هر گونه افزایش پیش بینی شده در هزینه های عملیاتی، ویژگی های فصلی کسب و کار و سایر موارد.
همچنین در محیط های با رشد سریع، توسعه سازمانی یک عامل کلیدیست، بنابراین فراموش نکنید که تعهدات کارمندان را در نطر بگیرید. بیشتر کارمندان با پیچیدگی های بیشتری روبرو خواهند شد و به تامین مالی بیشتری نیز نیاز خواهند داشت.

به یاد داشته باشید که برای پیش بینی نیاز نقدینگی، همیشه از حسابداری نقدی به جای حسابداری تعهدی استفاده می شود. به این معنا که از تجزیه و تحلیل نقدی آنی مطالبات و صول های استفاده می شود.
و در پایان، شما باید جدول سرمایه خود را به نحوی به روزرسانی کنید که نشان دهنده سهام مالکانه و سرمایه گذاران برای جذب سرمایه خارجی با هدف تحول و رشد باشد.

A در FP&A

قسمت تجزیه و تحلیل FP&A درباره درک مباحث کمی و کیفی مالی کسب و کار شماست. گاهی اوقات مباحث مالی اصلا درباره پول نیست. این ها برخی سوالات پایه هستند که شما باید از خودتان بپرسید و تجزیه و تحلیل مالی می تواند به شما در پاسخ دادن به آن ها کمک کند:

• چه مقدار طول میکشد تا یک مشتری پیدا کنید که محصول شما را بخرد؟
• چه مقدار نقدینگی نیاز دارید تا به هدف بعدی خود برسید؟
• ما چه مقدار برای بازاریابی هزینه خواهیم کرد تا درآمدی که به دنبالش هستید را ایجاد کنید؟
• چه مقدار زمان نیاز هست تا چشم انداز خود را به مشتری واقعی تبدیل کنید؟

این ها فعالیت های اصلی هستند که تجزیه و تحلیل مالی را تشکیل می دهند و شما باید بدانید:

استانداردهای تجزیه و تحلیل: تجزیه و تحلیل ها باید 3 سال را پوشش دهند، شامل گزارش درآمد و ترازنامه سال جاری و گذشته و اگر ممکن بود پیش بینی سود و زیان سه سال آینده شامل پیش بینی های درآمد، ترازنامه و جدول سر به سر.

تجزیه و تحلیل نقدینگی: در سال های اول راه اندازی، معمولا مقدار درآمد هزینه های عملیاتی را پوشش نمی دهد و جریان ورودی نقدینگی با جریان خروجی آن در بازه های کوتاه مدت منطبق نیست. جزئیات مقدار و زمان بندی ورودی و خروجی جریان نقدی را مشخص کنید. زمان بندی و مقدار نیاز به تامین مالی اضافی را مشخص کنید و نقاط اوج نیاز به سرمایه در گردش را تعیین کنید.

نمودار تقطه سربه سر: نموداری که سطح فروش و تولید ، زمانی که تمام هزینه ها از جمله هزینه های متغیر تولید را پوشش می دهد و تاکید دارد بر موقعیت هایی که افزایش هزینه می تواند مزیت ایجاد کند یا خیر

تحلیل حساسیت: استفاده از تحلیل حساسیت یک کار استاندارد هست. به عنوان مثال تاثیر 20% کاهش فروش نسبت به پیش بینی ها چه خواهد بود یا تاثیر 20% افزایش هزینه های تولید؛ و کدام یک مانع رسیدن به اهداف فروش یا سود خواهد بود
همچنین، مشخص کنید چگونه و در چه زمان هایی هزینه ها را گزارش خواهید کرد، چه کسی مسئول کنترل عوامل هزینه های متغیر خواهد بود و چه اقداماتی در مواقع انحراف بودجه انجام خواهید داد.
و در پایان، نتایج مهم را یادداشت کنید، شامل حداکثر نیاز و زمان بندی نقدینیگی مورد نیاز-ولی فقط این- مقدار نیاز به بدهی و ارزش سهام و این که هر بدهی چه قدر سریع میتواند بازپرداخت شود.

10 تا از بهترین قواعد FP&A برای به خاطر سپردن

1- یک برنامه خوب. فهم آسان و اجرای ساده برنامه ریزی مالی معمولا موفقیت یا شکست کسب و کار را مشخص می کند. یک برنامه ریزی خوب یک ابزار قدرتمند است. اول فرصت های اصلی کسب و کار و استراتژی رسیدن به آن را مشخص کنید. پس از آن نیازهای مالی در خصوص دارایی های مورد نیار و نیازهای اجرایی را بسنجید و در پایان جزئیات را مشخص کنید

2- همیشه موقعیت های کسب و کار به استراتژی های کسب و کار سمت و سو می دهد و در مقابل به نیازهای مالی، ساختار منابع و استراتژی های مالی جهت می دهد

3- در برنامه ریزی های مالی خلاقیت نقش بسیار مهمی دارد. به عنوان یک کارآفرین، شما باید خلاقانه به کسب و کار خود نگاه کنید و راه های جایگزین برای تامین مالی و اجرای آن در نظر بگیرید.

4- FP&A یک چرخه مداوم است و تا زمانی که شرکت تصمیم به تسلیم شدن نگرفته است، فرایند FP&A متوقف نخواهد شد. چرخه عمر مالی، سرمایه در دسترس در طی زمان برای شرکت های مختلف در مراحل مختلف توسعه را مشخص می کند

5-استراتژی مالی در نهایت با جایگزین های موجود مشخص می شود. پس این قاعده بدیهی است: در حالت ایده آل، پول جذب کنید وقتی به آن نیاز ندارید!
6- نقدینگی پادشاه است و جریان نقدی ملکه. بر اساس اهمیت چشمگیر نقدینگی در سلامت کلی یک استارتاپ و یا کسب و کار جدید، نقدینگی جریان خون یک کسب و کار جدید است. سو مدیریت نقدینگی یکی از مهم ترین دلایل ذکر شده برای مشکلات کسب و کارهاست.

7- ایجاد یک شبکه فکری از مشاوران مناسب، تسهیلگران و مربیان مهم ترین سلاح مخفی کارافرینان است، به آن دست پیدا کنید!

8- استفاده از منابع سایر افراد(OPR). این کار می تواند به سادگی هر شخص یا چیزی در اطراف شما باشد که می تواند به پیشبرد پروژه شما کمک کند. کنترل منابع به جای مالکیت آن ها، کلید استراتژی مدیرینت منابع بر اساس شعار”کم هم زیاد است” می باشد. راه اندازی کسب و کار با منابع شخصی تمام تکیه اش بر کم ترین مقدار ممکن برای آورده نقدی به کسب کار است.

9- اسناد و مدارک چیزی بیش از چند تا کاغذ حسابداری که در کامپیوتر می بینید نیست و می تواند مثل یک شمشیر دو لبه عمل کند. همان گونه که این اسناد منابع بسیار خوبی هستند، از سوی دیگر می توانند باعث شوند کارآفرینان به جای تصمیم گیری بر اساس واقعیت های کسب و کار بر اساس حساب و کتاب ها و زمانبندی ها تصمیم گیری کنند.

10- تجزیه و تحلیل مالی باید بر اساس یک درک درست از موقعیت های کسب و کار باشد در غیر این صورت دقیق نیستند. اگر فرصت های کسب و کار به درستی تعریف نشده باشند، بازی کردن با اعداد فقط باعث سرگرمی خواهد شد!

جمع بندی- اجرای FP&A برای موفقیت هر کسب و کار حیاتی است

کارآفرینان در شرکت های با رشد سریع، خودشان را با تمرین مهارت های بازاریابی،مدیریت، مالی و برنامه ریزی از سایرین متمایز می کنند. اما در شرکت های نوظهور،عملیات مالی چیزی بیشتر از سند نویسی یا در نهایت برون سپاری کارهای حسابداری نیست و این باعث مشکلاتی مانند مدیریت واقعی نقدینگی می شود.
FP&A خودش یک منبع است و به سرعت با افزایش بهره وری در منابع و استفاده از سرمایه تبدیل به مزیت رقابتی می شود. پیش بینی درست یعنی پیش بینی درست از درآمدهای آتی و این یعنی تعیین استراتژی صحیح.
بنابراین، بنیانگذاران چه با مفاهیم و زبان مالی و حسابداری آشنا باشند و چه تیم برای این کار داشته باشند اما در مجموع اگر درک پایه از حسابداری، FP&A و مدیریت حسابداری نداشته باشند به مشکل بر خواهند خورد.
بدون شک یک بنیانگذار با درک کافی ازعملکرد مالی در موقعیت بهتری برای به موفقیت رساندن کسب و کار قرار خواهد داشت.