مباحث مالی یکی از اصلی ترین مهارت هایی است که هر کسب و کاری برای موفقیت باید بیاموزد، در عین حال، چم و خم های و مسائل مالی و تجزیه و تحلیل آن ها یکی از رایج ترین پاشنه آشیل های کارآفرینان می باشد. در حالیکه کارکرد مالی بسیار استراتژیک تر از حسابداری مالی می باشد، هم دفترداری(Bookkeeping) و هم حسابداری(Accounting) برای هر کسب وکاری حیاتی هستند. در این مقاله شما با اصول و همچنین مزایای اصلی آشنایی با مباحث مالی روبرو خواهید شد.
حسابداری مالی چیست؟
به صورت خلاصه، حسابداری زبان کسب و کار است. حسابداری ابزاریست برای خلاصه کردن وضعیت مالی شرکت که به ما در شناخت اهداف آتی کمک می کند. حسابداری مالی به سوالاتی مانند چه اموالی دارید، چه بدهی هایی دارید و عملکرد شما در سال گذشته چگونه بوده است جواب می دهد.
روش حسابداری شما
قبل از این که فرایند حسابداری را شروع کنید باید در مورد مسائلی درباره ساختار کسب و کارتان مانند انتخاب نوع شرکت، ایجاد یک نقشه راه مالی با جزئیات و شکل ابتدایی سیستم حسابداری مالی تصمیم بگیرید.
نقدینگی محور
به صورت عمومی اکثر استارتاپ ها با این رویکرد شروع به کار می کنند. ورودی نقدنیگی شما از خروجی آن کم تر خواهد بود و این نشانگر خالص نقدینگی شماست.
تعهد محور
این رویکرد توسط اکثر حسابداران در دنیا استفاده می شود. این روش یک استاندارد صنعتی برای انجمن های حسابداری GAAP امریکا و IFRS اتحادیه اروپا می باشد. در این روش شما به جای ثبت در زمان پرداخت واقعی، مخارج و درآمد را در زمان وقوع شناسایی می کنید.
مالیات محور
در این رویکرد هزینه مالیات به صورت متفاوتی مستهلک می شود. هدف این روش حداقل کردن تعهدات مالیاتی می باشد. بنابراین شما کم ترین مالیات را در پایان هر سال بر اساس قوانین مالیاتی اعلام خواهید کرد.
اگر استارتاپی به دنبال رشد، کسب تامین مالی و سرمایه گذاران می باشد، به احتمال زیاد باید از حسابداری تعهدی استفاده کنید. و پس از آن باید با متخصصان مالیاتی مشورت کنید تا بهترین روش مالیات را برای درآمد های خود برگزینید. یک تصور غلط در تازه کاران وجود دارد و این هست که پرداخت مالیات شما باید با دفاتر داخلی شما مطابق باشد و در واقع این گونه نیست!
حسابداری خوب با سیستم های خوب شروع می شود
بدون وجود حسابداری خوب شما نمی توانید جریان نقدی، بودجه لازم برای پرداخت ها و یا ارائه اطلاعات مالی مناسب به سرمایه گذاران را داشته باشید. و اگر به دنبال جذب منابع مالی هستید، سرمایه گذاران بالقوه شما نیاز به اطلاعات مالی شفاف خواهند داشت تا بتوانند در مورد سرمایه گذاری در شرکت شما تصمیم بگیرند.
با این حال، بنیانگذاران استارتاپ نیاز ندارند تا به ساز و کارها مسلط باشند، چون زمان آن ها ارزش بیشتری دارد، اما بسیار مهم هست تا با مفاهیم پایه آشنا باشند.
دفترداری
بسیار مهم هست که درک کنید دفترداری و حسابداری یکسان نیستند. دفترداری شامل فرایند ضبط تمام سوابق مالی مانند درامد ها و هزینه ها می باشد. در حالیکه حسابداری مالی درباره تجزیه و تحلیل سوابق مالی، اطمینان از پرداخت درست مالیات و هم چنین تصمیم گیری های استراتژیک بر حسب اطلاعات مالی کسب و کار شما می باشد.
جدول حساب ها
در واقع لیست بندی حساب ها می باشد. جدول حساب ها شامل تمام دسته بندی هایی می باشد که شما حساب ها را بر اساس آن دسته بندی می کنید(مانند درامد،هزینه، دارایی ها، بدهی ها و …)
تراز آزمایشی
جدولی از حساب ها که شامل مبلغ دقیق درج شده در حساب ها در یک زمان مشخص می باشد.
دفتر کل
دفتر کل یک سند عمومی می باشد که دفتردار مبالغ خرید و فروش را در آن ثبت می کند. ثبت اطلاعات بر اساس فرایند “انتقال حساب ها به دفتر کل” انجام می شود.
نگهداری دفتر کل یکی از مهم ترین اجزا دفترداری می باشد. سایر اجزا دفترداری موارد ذیل می باشند:
• دسته بندی هزینه ها
• ثبت تراکنش های مالی
• انتقال بدهکاری ها و بستانکاری ها و ثبت آن ها در محل مناسب
• صدور صورتحساب ها
• نگهداری سوابق حساب ها
• پرداخت حقوق و دستمزد
حسابدار
حسابداری اطلاعات موجود در دفتر کل را به صورت های مالی تبدیل می کند تا بتوانید تصویر بزرگ تری از کسب و کار داشته باشید. صاحبان کسب و کار برای تعیین استراتژی های مالیاتی، تجزیه و تحلیل و پیش بینی های مالی و ریزه کاری های مالیاتی به کمک حسابداران تکیه می کنند.
فرایند حسابداری مالی گزارش هایی را ارائه می دهد که به همراه خود پارامترهای مهم مالی را دارند. این پارمترها شامل موارد زیر هستند:
• بررسی عملکرد دفترداران
• تهیه نحوه ثبت اطلاعات
• تهیه صورت های مالی و سایر گزارشات
• تعیین نحوه پرداخت مالیات ها
• کمک به مدیریت شرکت در بررسی عواقب تصمیمات مالی
صورت های مالی
اطلاعات حسابداری در سه گزارش اصلی مالی خلاصه می شوند. ترازنامه، صورت درآمد و صورت جریان وجه نقد
ترازنامه
ارزش خالص شرکت در یک زمان مشخص را نشان می دهد. در حسابداری تنها یک تساوی وجود دارد: دارایی ها= بدهی ها +سرمایه
صورت درآمد
یا به عبارت دیگر صورت سود و زیان عملکرد مالی شرکت در سال جاری را نشان می دهد که آیا ارزش ایجاد کرده اند یا آن را از بین برده اند. بند آخر این صورت یک بله/خیر ساده است که نشان می دهد شما موفقیت شده اید یا خیر.
صورت جریان وجه نقد
نشانگر تراکنش های نقدی شرکت و میزان ورودی و خروجی وجه نقد در فعالیت های مختلف از جمله عملیات، سرمایه گذاری و تامین مالی می باشد. در حالیکه صورت درآمد نشان نمی دهد که یک شرکت در یک بازه زمانی چه مقدار وجه نقد به دست می آورد، صورت جریان وجه نقد ساخت شده است ترازهای وجه نقد در یک سال مالی را مشخص کند.
چگونه متوجه شویم چه چیزهایی برای بررسی مهم هستند؟
به محض این که شما در خصوص روش هایی که می خواهید به کار ببرید تصمیم گرفتید، و پیش از تنظیم جدول حساب ها، باید به این فکر کنید که چه چیزی برای شرکت شما مهم هست. مهم ترین چیزی که باید پاسخ دهید این هست که حداقل چیزی که می توانید بررسی کنید و برای شما مفید خواهد بود چیست و تا چه حدی به جزئیات نیاز دارید؟
به عنوان مثال 3-3 مورد می تواند باشد: جریان نقدی مثبت، مشتریان خیلی خوشحال، کارمندان خوشحال، و هر قرارداد جدیدی برای پول درآوردن. 1) در سیستم حسابداری شما می توانید هم حسابداری تعهدی و هم نقدی را بررسی کنید( جریان نقدی مشکل بزرگی هست). همچنین، در بخش نقدی آن، شما باید برای بازه یکساله و 3 تا 5 ساله و همچنین جریان وجه نقد و مقدار نیاز به آن برنامه ریزی داشته باشید. در سمت درآمد ها،شما جریان درآمدی را با سناریو های مختلف مثل محتاطانه، عادی و خوشبینانه پیش بینی کرده اید. منظور این هست که پیشاپیش ماه هایی که نیاز به نگهداری نقدینگی دارید پیش بینی کنید.
به صورت کلی، اولین کاری که باید بکنید این هست که به کسب و کار خودتان و هزینه های آن نگاهی بیاندازید. صورتحساب بانکی چند ماه اخیر را بگیرید و ببینید از کجا درآمد داشتید و برای چه چیزهایی پول خرج کردید.
بعد از آن، باید به بخش درآمد ها نگاه کنید و بخش های مختلف کسب و کار خودتان را تشخصیص دهید و سپس ببینید هزینه های فروش و یا هزینه هایی که به طور مستقیم با کسب درامد شما مرتبط هستند چه چیزهایی هستند. بسته به این که کسب و کار شما در چه صنعتی قرار دارد، شما حساب های مختلف را تعریف می کنید و در دسته های مرتبط به هم قرار خواهید داد؛ و این چیزی هست که برای شما مهم هست.
و هنگامیکه اعدای را داشتید که به شما کمک می کنند که تصمیم بگیرید چگونه شرکت خود را رشد دهید، شما می توانید تشخیص دهید چه اتفاقاتی در گزارش هایی که به هیئت مدیره و یا سرمایه گذاران ارائه می دهید خواهد اقتاد.
این که مسائل را تا چه حدی با جزئیات مورد بررسی قرار می دهید در ابتدای کار یک شگرد هست، و معمولا بستگی به اندازه شرکت و مقدار تراکنش های انجام شده به صورت روزنه و ماهیانه دارد. اما به یاد داشته باشید تمام خرید ها و فروش ها باید در دفتر کل ثبت شوند، و اسناد مربوط به آن مثل فاکتورها و صورتحساب های فروش نیز نگهداری شوند.
حقوق و دستمزد
مهم ترین چیز درباره حقوق دستمزد این هست که اگر شما کارمندی استخدام می کنید به طور دقیق حقوق و دستمزد او را محاسبه کنید و به صورت تصادفی مبلغی به وی پرداخت نکنید. توصیه می شود که اگر تعداد زیادی کارمند دارید و یا احتمال می دهید حقوق ها را نمی توانید به موقع پرداخت کنید،با یک شرکت حقوق و دستمزد قرارداد ببندید. این شرکت ها شما را مطمئن می سازند که فرایند حقوق و دستمزد به صورت دقیق و به موقع انجام خواهد شد.( این شرکت ها در ایران وجود ندارند، وظیفه اصلی این شرکت ها در اروپا و امریکا، بیمه پرداخت حقوق کارمندان در زمانی که شرکت موفق به پرداخت حقوق نمی باشد هست.)
نکته مهم دیگر که باید در نظر داشته باشید، قرارداد های کارمندان هست. قرارداد های تمام وقت، ساعتی و مشاوره هر کدام مسئولیت های مالیاتی و بیمه ای متفاوتی دارند .عدم تعهدات قرارداد از طرف شما می تواند جرایم و هزینه های زیادی را بر دوش شما بگذارد.
مزیت های حسابداری ابری(Cloud-based) و یکپارچه سازی چیست؟
برای مدیریت خوب باید ابزار خوبی هم داشته باشید. ابزارهای متفاوتی وجود دارند که شما می توانید با سیستم های حسابداری مالی خودتان یکپارچه سازی کنید، اما نکته مهم این هست که نقاط مشکل دار سیستم های مالی و حسابداری خودتان را تشخیص دهید.
در هر صنعتی، به طور قطع انواع ابزارهای حسابداری وجود دارد که شما می توانید به سیستم های حسابداری خودتان متصل کنید. هدف تمام این ها ثبت تراکنش های مالی مانند هزینه ها و درآمد ها به صورت اتوماتیک هست.
برای بخش حسابداری، انواع نرم افزارها با کاربری آسان وجود دارد که می تواند به شما در کنترل حساب های شرکت کمک کند و همچنین در پایان سال همه چیز را به صورت شفاف در اختیار حسابدار شما قرار دهد.
امروز بسیاری از نرم افزار ها از طریق وب قابل دسترسی هستند، یعنی شما به راحتی و از هر کجا از طریق لپ تاپ و یا موبایل خود می توانید به آن دسترسی داشته باشید. برخی از نرم افزارهای رایج برای حسابداری مثل نوسا، همکاران، سپیدار و … وجود دارند که باید بر اساس ماهیت کسب و کار خود آن ها را انتخاب کنید.
حسابداری رشد و مقیاس پذیری
در واقع کارکرد حسابداری بسیار بیشتر از مراقبت از نحوه پرداخت حقوق ها، پیگیری نقدینگی می باشد؛ کارهای استراتژیک تری مانند شناسایی بخش های اقتصادی کسب و کار، کمک به بررسی سنجه های درست پیشرفت کسب و کار، بررسی منابع سازمان و تعیین زمان مناسب برای رسیدن به اهداف نیز توسط بخش حسابداری مالی انجام می شود.
بنابراین، دفتردار شما اولین لایه از عملکرد مالی شماست. این فرد باید مدرک، گواهی نامه و یا فقط تجربه داشته باشد. یک دفتردار خوب باید تجربه خوبی هم داشته باشد و شما باید از آن بهره ببرید.
عموما دفترداران بایستی بین 2 تا 4 سال تجربه و یا مدرک مرتبط داشته باشند. اما شرایط یک استارتاپ، حسابدار و دفتردار می توانند یک نفر باشند.
برای داشتن صلاحیت حسابداری، عموما اشخاص باید لیسانس حسابداری، مالی و یا مدیریت داشته باشند. در امریکا و اروپا حسابداران بایستی مدارک حرفه ای دیگری نیز اخذ کنند که به نوعی کیفیت کار آن ها را تضمین می کند.
حسابداران در ابتدا کار را به عنوان کارمند و یا کارآموز شروع می کنند و در طی زمان کنترلر(حسابرس داخلی) و یا مدیر مالی می شوند. کنترلر تمام حساب ها و مباحث مالی شرکت را کنترل می کند.
جمع بندی
نداشتن یک تیم حرفه ای و قوی مالی مثل این هست که در حال پرواز در یک هواپیمای بدون پنجره و بدون سیستم ناوبری باشید. شما در هوا هستید اما نمی دانید به کجا می روید. و این موضوع برای کسب و کار در تمام مراحل عمر خود صدق می کند.
راه اندازی یک کسب و کار در مورد پیروی از قوانین هست، پس تلاش کنید مسائل را ساده کنید. هر کاری که برای به شما کمک می کند تا فرایند ها را اندازه گیری کنید انجام دهید. تمام چیزها را سازماندهی کنید، و در تمام مواقع سنجه های مالی خود مانند جایگاه نقدینگی، نرخ هزینه کرد و زمانی که به نقدینگی نیاز دارید را بدانید.
اسناد حسابداری و مالی سازماندهی شده به همراه استراتژی مالی هوشمندانه و پرداخت مالیات ها دقیق به شما به صورت مستقیم برای موفقیت های بلند مدت کمک خواهد کرد. به هر مسیری که بخواهید بروید، سرمایه گذاری در بخش مالی کسب و کارتان فقط به رشد کسب و کار شما کمک خواهد کرد.
