باید بین نحوه تعامل حضوری با کارمندان و همین جنس تعامل اما بصورت دیجیتالی و دور کاری تفاوت قائل شد.
تعامل مجازی فاقد برخی از ظریف‌ترین و مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی مانند زبان بدن، لحن صدا و آگاهی محیطی در ارتباط با دیگران است. به عنوان یک مدیر از راه دور یا صاحب کسب و کاری که از راه دور هدایت می‌شود این شما هستید که باید از ارتباط موثر و کارآمد بین کارکنان با یکدیگر و با مدیریت اطمینان حاصل کنید، در چنین وضعیتی است که همه احساس می‌کنند در نقش خود حضوری موثر دارند و علاقمند می‌شوند که عضوی از تیم باشند.
ترفندهای ارتباطی برای دور کاری تیمی
بهینه سازی تکنیک‌های ارتباطی دور کاری
در ادامه به چند توصیه می‌پردازیم که می‌توانید برای بهبود و بهینه سازی تکنیک‌های ارتباطی از آنها استفاده کنید.
روی ابزار ارتباط از راه دور سرمایه گذاری کنید
شما در یک تیم از راه دور به نرم افزار اعتماد می‌کنید تا بنوعی مکالمات و تعامل حضوری را جایگزین کند. هرچه نرم افزار بهتر باشد، استفاده و سازگاری اعضای تیم با آن راحت‌تر خواهد بود. سراغ ابزارهای معروف و شناخته شده‌ای بروید که به روزرسانی مکرر، اطلاعات و پشتیبانی فنی مناسبی ارائه می‌کنند.
با این کار پایش هرگونه مشکل یا تغییر و استخدام‌های جدید آسان‌تر خواهد بود زیرا احتمالاً افراد جدید با محبوب‌ترین ابزارهای ارتباطی آشنا خواهند بود. برای یافتن برنامه‌های مناسب براساس اهدافی که دارید مانند مکالمه تصویری، مدیریت پروژه و پیام رسانی به سیستم عامل‌های مختلف نگاه کنید.
برخی از رایج ترین سیستم عامل‌های ارتباطی برای تیم‌های دور کاری عبارتند از:
• ترلو Trello
• اسلک Slack
• زوم Zoom
• مایکروسافت تیم Microsoft Team
• گوگل میت Google Meet
• آسانا Asana
برای کل تیم خود اشتراک کافی خریداری کنید و دستورالعمل‌های دسترسی و راه اندازی را برای پرسنل جدید یا هر زمان که روش برقراری ارتباط را تغییر دادید، ارائه کنید.
سخت افزار با کیفیت بالا تهیه کنید
سخت افزاری که شما به تیم دور کاری خود می‌دهید برای ایجاد یک ارتباط خوب ضروری است. بایستی اطمینان حاصل کنید که تیم کار از راه دور شما برای برقراری یک ارتباط موثر مجهز است.
با ارائه موارد زیر می‌توانید ارتباط روان را در تیم خود تسهیل و تشویق کنید.
• لپ تاپ یا کامپیوتر رومیزی
• وب کم و میکروفون با کیفیت
• هدفون
• ماوس و صفحه کلید
سخت افزار با کیفیت بالا می‌تواند به جلوگیری از مشکلات فنی، اتصالات ضعیف و فید‌های غیر ضروری تصویری و صوتی کمک کند، همه این موارد ارتباط مجازی را دشوار و مشکل ساز می‌کند.
با در اختیار قرار دادن ابزارهای لازم از ارتباط مجازی بهتر و از دست رفتن کمتر وقت به دلیل خرابی سخت افزار بهره مند می‌شوید.
بیشتر بدانید: ۱۵ ترفند برای کار در خانه حرفه‌ای
از روش ارتباطی مناسب استفاده کنید
هر کسب و کاری باید از روش ارتباطی که درخور و مناسب کار خود است استفاده کند. بایستی مشخص کنید که از کدام روش‌های ارتباطی برای انجام چه کارهایی استفاده می‌کنید و از ابزارهای مختلف به نفع خود بهره ببرید. به عنوان مثال کنفرانس‌های ویدئویی برای جلسات ایده پردازی عالی هستند در حالی که می‌توان از کانال‌های پیام فوری برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات اولیه یا پرسیدن سولات مستقیم استفاده کرد. می‌توان سوالات یا درخواست‌های فوری را از طریق پیام متنی ارسال کرد اما پیامهایی که فوریت کمتری دارند را از طریق ایمیل یا اسلک ارسال کرد و تا روز کاری بعدی منتظر پاسخ باقی ماند.
زمانی را صرف کرده و تعریف کنید که تیم شما باید از چه کانال‌هایی برای انواع کارها و پیام‌ها استفاده کند. این امر باعث می‌شود همه افراد در مکالمه‌های مربوط به کار درگیر باشند و در عین حال از بررسی مداوم ایمیل یا اسلک در تمام اوقات شبانه روز جلوگیری می‌شود. بعلاوه به شما کمک می‌کند تا فرسودگی یا بی حوصلگی ناشی از استفاده مداوم از روش‌های مشابه یا نشستن در یک کنفرانس ویدیویی که منطقاً بایستی از طریق ایمیل صورت گیرد خلاص شوید.
برنامه‌های اعلام حضور مداوم را برنامه ریزی کنید
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها در مدیریت دور کاری تیمی، جایگزین کردن گفتگوی ویدیویی و تماس تلفنی با دیدار حضوری است.
فرایند ورود منظم و مستمر به سیستم را با هر یک از کارکنان خود که از خانه کار می‌کنند هماهنگ کنید. این موضوع می‌تواند به معنای داشتن یک کنفرانس ویدیویی هفتگی رو در رو یا ارسال پیام کوتاه به صورت روزانه، بسته به کارمند و نقش او باشد.
چند سوال ابتدایی بپرسید، مانند اینکه آیا آنها در انجام کارهای فعلی خود به کمکی احتیاج دارند یا چه نوع پیشرفتی در یک پروژه خاص حاصل شده است و همچنین نحوه انجام کار.
حتی اگر مکالمه فقط ۵ دقیقه طول بکشد باز هم به ایجاد ارتباط بین شما و پرسنل کمک می‌کند و با فرصت دادن به همه برای پرسیدن سوال یا درخواست پشتیبانی، از سوءتفاهم جلوگیری می‌شود.
برای تفریح وقت بگذارید
دور کاری به این معنی است که تمام تعاملات حضوری موجود در دفتر کار را از دست می‌دهید. این موضوع باعث می‌شود که کارمندان شناخت یکدیگر و شرکت در رویدادهای اجتماعی را از دست بدهند. اما هنوز راه‌های زیادی برای تشویق کارکنان دور کار و داشتن سرگرمی گروهی وجود دارد، همه این موارد ضامن حمایت از تیم سازی و تعامل کارمندان است.
بسیاری از تیم‌های دور کار دست به انجام فعالیت‌های اجتماعی مانند موارد زیر می‌زنند:
• ایجاد کانال‌های پیام رسانی برای گپ‌های دوستانه، به اشتراک گذاری جوک و موارد دیگر
• میزبانی مسابقات و فعالیت‌های مجازی
• داشتن ساعت کنفرانس ویدیویی دوستانه
• بازی‌های آنلاین
• برنامه ریزی ناهار یا استراحت تیمی
• میزبانی جشن‌های مجازی برای تعطیلات فصلی
از زبان بدن مجازی خود آگاه باشید
زبان بدن می‌تواند معانی زیادی هنگام مکالمه حضوری داشته باشد. از تأکید بر یک نکته تا برقراری ارتباط با اشتیاق یا اختلاف نظر، بسیاری از این حالات ظریف در گپ‌های ویدیویی از بین می‌روند زیرا وب کم بر روی صورت شما متمرکز است و همیشه به وضوح حالت، حرکات یا محل تمرکز چشمان شما را نشان نمی‌دهد.
هنگام کنفرانس ویدئویی با کارمندان ارتباط چشمی برقرار کنید، صاف بنشینید و از کلمات برای پشتیبانی از احساسات خود و توضیح کارهایی که انجام می‌دهید استفاده کنید.
به عنوان مثال اگر یادداشت برداری می‌کنید تا بعداً بتوانید به آنها مراجعه کنید به دیگران اطلاع دهید تا بفهمند چرا به دوربین نگاه نمی‌کنید. یا اگر واقعاً ایده‌ای را دوست دارید اما مطمئن نیستید که حالت صورت شما به درستی این موضوع را نشان می‌دهد به ابراز علاقه نسبت به آن پیشنهاد بپردازید.
تمرکز روی یک شخص در یک چت ویدیویی ممکن است دشوار باشد به ویژه هنگامی که چندین کارمند در جلسه شرکت دارند، بنابراین زبان بدن خود را با جملات صریح تقویت کنید تا اعضای تیم از نظرات شما مطلع شوند.
آگاهانه ارتباط برقرار کنید
از آنجا که نمی‌توانید به زبان بدن یا تعاملات غیرحضوری اعتماد کنید، باید هنگام برقراری ارتباط با کارکنان نسبت به لحن، زبان و زمان پاسخگویی به پیام‌ها و ایمیل‌ها آگاهی داشته باشید.
به عنوان مثال، گفتن این موضوع که فردی عملکرد خوبی داشته در متن نوشتاری آنطور که به نظر می‌رسد ساده نیست. روشی که پیام خود را تایپ می‌کنید می‌تواند بر نحوه تفسیر آن تأثیر بگذارد. علائم نگارشی و املایی که استفاده می‌کنید می‌تواند تأثیر قابل توجهی در نحوه خواندن پیام شما توسط یک کارمند داشته باشد. علائم نگارشی و متن را با تأمل انتخاب کنید و همیشه قبل از ارسال، تصحیح کنید.
روش دیگر این است که تمام تلاش خود را برای پاسخگویی به موقع به پیام‌ها انجام دهید. به عنوان یک مالک یا مدیر کسب و کار، احتمالاً مشغله زیادی دارید. اما بسته به بستر ارتباطی، پرسنل می‌توانند ببینند که چه زمان پیام را دریافت کرده‌اید و چه زمانی آنلاین هستید، بنابراین اگر سوالی می‌پرسند یا موضوعی جهت بررسی ارسال می‌کنند، تمام تلاش خود را انجام دهید تا حداقل به جای پاسخ دادن، دریافت آن را تأیید کنید.
اگر وقت ندارید فوراً به سوال پاسخ دهید همین را بگویید. دانستن اینکه پیام را دریافت کرده‌اید و هنگامی که وقت داشته باشید به آن پاسخ خواهید داد به کارمند اجازه می‌دهد تا به جای اینکه منتظر پاسخ بماند به کارهای دیگر خود بپردازد.
اگر هنگام برقراری ارتباط با کارمندان از اموجی، گیف یا تصاویری استفاده می‌کنید مطمئن شوید که مناسب، مرتبط و قابل فهم هستند. همۀ افراد ارجاع به برنامه تلویزیونی مورد علاقه شما را نمی‌گیرند، بنابراین در صورت تردید، به جای آن به یک پیام صریح و روشن بفرستید.
