9 ایمیل شرم آوری که به تجارت شما خسارت وارد می کند.
ایمیل
ایمیل از بسیاری جهات شگفتی مدرن است. در کسری از زمان با هزینهء ناچیز پیام تحویل داده می شود. اما مشاغل را تا حدود زیادی با مشکلات اندکی مواجه ساخته است. امروزه ایمیل یا نامهء الکترونیکی زمان و تلاش بسیاری را برای کارگران متوسط می طلبد، این موضوع زمانی که گیرنده پیام شیوه درست کار با ایمیل را نداند سخت تر هم می شود. اگر جزو افرادی هستید که در این رابطه اشتباهاتی مرتکب می شوید، این موضوع می تواند به کسب و کار شما آسیب وارد کند. از این 9 اشتباه شرم آور در نامهء الکترونیکی که می تواند به تجارت شما آسیب وارد کند دوری کنید.
1- نامه پر کنی یا ادغام پستی ناجور
*(ادغام پستی خاصیتی که به شما اجازه می دهد اطلاعات بیشتری را در ایمیل بفرستید)
اغلب اوقات، ما فن آوری را به دلیل درست کار نکردن مقصر می دانیم، اما هنگامی که از اشتباهات ادغام پستی صحبت می شود، این خطای کاربر می باشد. یکی از ساده ترین اشتباهات در ادغام پستی که منجر به شرمساری بزرگی می شود زمانی است که ایمیل گروهی و یا خبرنامه به تمام فهرست مشتریان و هرم فروش ارسال می شود.
برای ادغام پستی، لازم است که برچسب ها و برچسب گذاری های دقیقی انجام شود تا نام ها از طریق ایمیل در جای مناسب قرار بگیرند. در بسیاری از موارد، در واقع نبود یک پرانتز یا غلط املایی در ادغام پستی باعث بروز این چنین مشکلات می شود. زمانی که به هر گروهی ادغام پستی می فرستید، همیشه قبل از کلیک بر روی دکمه ارسال، همه چیز را دو باره و سه باره چک کنید.
2- به همه پاسخ دهید.
پس از ارسال، پی بردن به اینکه این پیام به بیش از افراد مورد نظر ارسال شده است سبب ایجاد حس ناامیدی می شود. برای جلوگیری از بروز چنین مشکلی با تنظیمات دکمه پیش فرض خود بر روی «پاسخ دادن به همه»، به حالت «پاسخ» قرار دهید. چراکه اگر گزینهء پاسخ به همه را انتخاب کنید ایمیل به افراد زیادی ارسال خواهد شد، ممکن است با یک کلیک اشتباه خود را بین تعداد کثیری از افرادی که مشتریان، قرارداد ها، مشاغل و روابط خود را از دست داده اند را دریابید.
در بیشتر موارد، ممکن است ایمیلی که به مخاطب نادرست ارسال می شود، آنقدر هم به شغل یا روابط آسیب وارد نکند. یک راه برای جلوگیری از بروز این امر حتی به صورت تصادفی این است که هرگز ایمیلی را که نمی خواهید در روزنامه باشد را ارسال نکنید. امروزه، این امر می تواند الگویی برای همه ایمیل ها باشد، همانطور که می توان از پیامد برخی از مدیران کسب و کار و سیاستمداران بعد از اشتباه شدن ایمیل مشاهده کرد. در اینجا یک داستان نگران کننده از «پاسخ به همه» که منجر به از دست رفتن شغل می شود.
3- عدم شخصی سازی و الگو سازی پاسخ
هنگام درخواست برای شغل، فارغ التحصیلان دانشگاه اغلب یک نامهء الکترونیکی فرم را در حساب Gmail یا Outlook خود برای گروهی از مشاغل می نویسند و نام و یک یا دو پاراگراف را به سادگی سفارشی می کنند. فراموش کردن تغییر نام در پاسخ الگو سازی شده، عدم توجه به جزئیات و سطح بی دقتی را نشان می دهد، به این معنی که متقاضی برای کار پذیرفته نخواهد شد.
اما همین وضعیت احتمالی ممکن است در بسیاری از وضعیت های کسب و کار اتفاق بیفتد. از این گذشته، ادغام پستی همیشه به این معنا نمی باشد و بعضی اوقات می خواهید بخشی از ایمیل را شخصی سازی کنید بدون اینکه هر بار همه چیز را دوباره بنویسید. مطمئن شوید که به آن جزئیات توجه می کنید، که می تواند به یک پاسخ شرم آور منجر شود. در بدترین حالت، می توانید از نام مشتری دیگر یا هدف موجود در لیست را لو دهید و این امر برای تجارت شما بسیار بدتر خواهد شد.
4- استفاده از ویرایشگر گرامر متن پیام
کلمات اختصاری OMG ، LOL و LMAO در صورت ارسال پیامک به دوستان مناسب هستند. اگرچه، حقیقتاً به دنیای کسب و کار تعلقی ندارند. در حالی که برخی گفته ها مانند «LOL» ممکن است وارد دفتر واژگان شما شده باشد، پس پیامهای ایمیلی ارسال نکنید که به بین دو نوجوان رد و بدل می شود. در متن پیام همیشه می بایستی از املاء، دستور زبان و نگارشی مناسب استفاده شود. لازم نیست که استانداردهای بالای یک ویراستار روزنامه را حفظ کنید، اما وقتی شک دارید می توانید با چند لحظه جست وجو استفاده صحیح آن را پیدا کنید.
5- گم کردن پیام های مهم
این روز ها همه نامه های الکترونیکی زیادی در دنیای کسب و کار دریافت می کنند. بسته به کاری که انجام می دهید، هر روز صدها پیام وارد صندوق ورودی شما می شود. اما تعداد بیش از حد ایمیل های ناخواسته و بی اهمیت بهانه ای برای از دست دادن پیام مهم یک رئیس، همکار یا مشتری نیستند. وقتی رئیس هستید، از دست دادن یک ایمیل می تواند از دست دادن یک پروژه یا یک کار باشد که به دست رقیب می افتد و شما قطعاً نمی خواهید این اتفاق بیافتد.
برای اطمینان از اینکه هرگز نامهء الکترونیکی مهمی را از دست نمی دهید، چند ابزار و استراتژی عالی در دسترس دارید. لغو اشتراک در لیست های را در نظر بگیرید و با مجرمان تکراری که اغلب از طریق ایمیل به شما پیام می دهند صحبت کنید. اگر بیوگرافی چنل اطلاعات بیش از حدی است به ایمیل شما تعلق نمی گیرد. همچنین می توانید قوانین را برای پرچم گذاری یا برجسته کردن ایمیل هایی که فقط برای شما ارسال شده است، از افراد مهم یا از آدرس نامهء الکترونیکی خارج تنظیم کنید.
6- طول پاسخ نامناسب
مقاله ای ننویسید که با یک پاراگراف، یک یا دو جمله کفایت کند، چیزی مناسب است که کمی طولانی تر و متفکرانه ترباشد. شاید از آنچه گفته شد هم ساده تر باشد، اما شما باید برای درک هر رابطه و پیام تلاش کنید تا مطمئن شوید پاسخ شما برای انجام کار مناسب است. در شرکت قبلی که کار می کردم، برخی از مدیران به این معروف بودند که فقط بند اول هر ایمیل را می خواندند، بنابراین می بایستی همهء موارد مهم را در یک پاراگراف قرار دهید. اما اگر پاراگراف خیلی طولانی باشد، ممکن است پیام های مهم از چشم دور بماند. اما اگر چیزی واقعاً مهم است، پاسخی کوتاه و ناشایست ندهید. دانستن لحظه مناسب کمی تجربه می طلبد اما اگر توجه کنید سریع به آن پی خواهید برد.
7- موضوع نامناسب. خالی بودن موضوع ممکن است بیانگر این باشد که این ایمیل حاوی اطلاعات مهمی نیست. در انتهای مخالف طیف، موضوع نباید خیلی طولانی و یا مفصل باشد. ایدهء موضوع، توضیح کوتاه و واضحی از موضوع اصلی ایمیل ارائه می دهد. طبق گفته شرکت تحویل ایمیل ReturnPath ، موضع ایده آل با طول حدود 65 کاراکتر است. این تقریباً برابر با یک جمله است.
اگر ایمیلی با یک موضع وحشتناک یا خالی ارسال کنید، ممکن است ایمیل شما به هیچ وجه باز نشود. این بدان معناست که اطلاعات موجود در آن به هدر می رود، حتی اگر اطلاعات حیاتی باشد. وقتی یک کارفرما از “مهارتهای ارتباطی کتبی و کلامی عالی” درخواست می کند، این بخشی از معنای مهارت های ارتباط کتبی است. شما باید بتوانید به طور خلاصه توضیح دهید که این ایمیل فقط با اطلاعات کافی برای توضیح دادن گیرنده برای کلیک و باز کردن آن توضیح می دهد.
8- ایمیل های نامناسب. ایمیل های زنجیره ای، هر چیزی که ماهیت جنسی و یا توهین آمیز تعبیر شود (حتی توسط افرادی که به راحتی توهین می شوند) متعلق به تجارت نمی باشد. در اینجا داستان های زیادی در مورد آزار های جنسی، فیشینگ و تبعیض در محل کار وجود دارد که خطر ارسال هر نامه الکترونیکی را که ممکن است از متن خارج شده یا به اشتباه انجام شود. کسی فکر می کند که رهبران تجارت می توانند به راحتی رفتارهای مناسب و نامناسب را تشخیص دهند، اما ما داستان ها را دوباره و دوباره می بینیم از “فرهنگ برو” و سایر فرهنگ ها و مسائل مربوط به ایمیل در زمینه کار و ایمیل که امروز نباید اتفاق بیافتند. اگر نمی خواهید آن را به مادربزرگ و رهبر مذهبی خود ارسال کنید، آن را به یک همکار تجاری هم ارسال نکنید.
9- بار اضافی. کلام آخر که کم اهمیت هم نیست، این است که ایمیل های زیادی ارسال نکنید. همه این روزها مشغول کار هستند و ایمیل مقدار ناچیزی از وقت ما را می گیرد. تمام تلاش خود را برای جمع آوری اطلاعات و ارسال آن در یک ایمیل به جای یک رشته ایمیل انجام دهید. همچنین، از ارسال بیش از حد دقیقه ای به طور مرتب خودداری کنید.
ایمیل می بایستی یک بستر «باید بدانید» داشته باشد. ایمیل های تجاری بدون هدف کسب و کار را ارسال نکنید. اگر می توانید ایمیل های خود را متمرکز و محدود به موضوعات اولویتی کنید که همه افراد را درگیر می کند، تا در سال های آینده در مسیر موفقیت ارسال ایمیل قرار بگیرید
