باید بین نحوه تعامل حضوری با کارمندان و همین جنس تعامل اما بصورت دیجیتالی و دور کاری تفاوت قائل شد.
تعامل مجازی فاقد برخی از ظریف‌ترین و مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی مانند زبان بدن، لحن صدا و آگاهی محیطی در ارتباط با دیگران است. به عنوان یک مدیر از راه دور یا صاحب کسب و کاری که از راه دور هدایت می‌شود این شما هستید که باید از ارتباط موثر و کارآمد بین کارکنان با یکدیگر و با مدیریت اطمینان حاصل کنید.

ترفندهای ارتباطی برای دور کاری تیمی

تکنیک‌های ارتباطی بهینه جهت دور کاری

در ادامه به بخش دوم توصیه‌هایی می‌پردازیم که می‌توانید برای بهبود و بهینه سازی تکنیک‌های ارتباطی پرسنل دور کاری و مدیریت تیم از آنها استفاده کنید.

مستنداتی برای بهترین روش‌های ارتباطی ایجاد کنید

وقتی صحبت از دور کاری می‌شود، ابزارها، انتظارات و بهترین روش‌ها از یک شرکت به شرکت دیگر متفاوت است. اگرچه ممکن است نحوه ارتباط دیجیتالی تیم شما به نظر استاندارد باشد اما افراد تازه وارد ممکن است نظر متفاوتی داشته باشند.
برای آمادگی کارکنان جدید و اطمینان از اینکه همه در یک مسیر هستند کانال‌های ارتباطی و روش‌هایی که از آنها استفاده می‌کنید و انتظارات خود را مستند کنید.
به عنوان مثال، چه زمانی باید کارکنان باید از اسلک بجای ایمیل استفاده کنند و انتظار شما چه محدوده زمانی را در بر می‌گیرد. اینکه آیا سوالات مربوط به پروژه باید در یک پیام خصوصی مطرح شود یا در کانال گروهی؟
نحوه و زمان استفاده از روش‌های مختلف ارتباطی را مستند سازید تا درک نحوه تعامل با تیم برای نیروهای جدید آسان شده و از ارتباطات اشتباه و تصادفی جلوگیری کنید.

ترفندهای ارتباطی برای دور کاری تیمی (بخش اول)

ارتباط شفاف برقرار کنید

بکار بردن زبان ساده در صحبت‌هایی بر بستر ابزارهای دیجیتال کلید اصلی موفقیت است. از آنجا که لحن، زبان بدن و عوامل محیطی در طی بحث‌های مجازی از بین می‌روند باید از زبانی صریح برای انتقال پیام‌های خود به پرسنل استفاده کنید.
به توصیه‌های زیر دقت کنید:
• مبهم و دوپهلو نباشید. به سوالات مرتبط پاسخ دقیق بدهید و در صورت لزوم تاریخ، زمان و سایر جزئیات را در آن بگنجانید.
• اطمینان حاصل کنید که یک سوال یا درخواست را قبل از پاسخ دادن بدرستی درک کرده‌اید.
• پاسخ‌های خود را ویرایش کنید تا از صحت و سقم آن مطمئن شوید.
• اگر رساندن مفهوم از طریق ایمیل یا پیام دشوار است تماس تلفنی یا مکالمه ویدیویی ترتیب دهید.
• از موضوع خارج نشوید تا زمانی که سوالات پاسخ داده شود و همه در یک مسیر قرار بگیرند.
• به کارکنان فرصت طرح سوال و انجام کارها را بدهید.

بحث و همکاری را تشویق کنید

بسیاری از ایده‌ها و راه حل‌های بکر محصول گفتگوهای بداهه بین پرسنل بخش‌های مختلف است. کارکنان را به گفتگو و همکاری با یکدیگر تشویق کنید، حتی اگر آنها روی پروژه‌های مختلفی کار می‌کنند. این موضوع نه تنها باعث ایجاد رفاقت در بین کارکنان شما خواهد شد بلکه همچنین باعث می‌شود تا همۀ افراد از اتفاقات شرکت آگاه باشند.
اگرچه برخی از این موارد ممکن است به طور طبیعی اتفاق بیفتد، اما ایجاد فرصت‌هایی برای تعامل حرفه‌ای کارکنان با یکدیگر باعث می‌شود که بحث و همکاری بخشی از فرهنگ کار شود. با تنظیم جلسات مجازی شروع پروژه، بروزرسانی اطلاعات کارکنان یا جلسات بازخورد کمپانی، این موضوع را امتحان کنید.

فرهنگ مجازی شرکت را خلق کنید

اعضای تیم شما ممکن است دور از هم باشند، اما این بدان معنا نیست که نمی‌توانید فرهنگ خاص شرکت خود را داشته باشید. فرهنگ محیط کار فقط مربوط به اسباب و ابزارهای دفتر کار نیست، بلکه ارزش‌های شرکت، تکنیک‌های ارتباطی و میزان انعطاف پذیری یا محدودیت‌های شغلی است.
به عنوان مثال اگر در مورد کالاهای قابل تحویل تأکید زیادی روی کیفیت بیش از کمیت داشته باشید، یا ساعات انعطاف پذیر و زمان تعطیلات نامحدود به پرسنل ارائه کنید، این امر تأثیر مهمی ‌در استعدادهایی که جذب می‌کنید و نحوه کار و عملکرد اعضاء خواهد داشت.
متناوباً اگر برای کارهای سنگین مهلت زمانی تعیین شده دارید و انتظار دارید پرسنل دور کار به زمان بندی‌ شروع و پایان پایبند باشند، فرهنگ شرکت خود را در به گونه دیگری جلوه می‌دهید.
با این وجود ساخت و پرورش فرهنگ شرکت را در اولویت قرار ‌دهید، این کار را متفکرانه و از روی نیت انجام دهید تا ارزش‌ها، اخلاق و اولویت‌های کاری را به درستی منعکس و پشتیبانی کند.

از ابزارهای بصری استفاده کنید

ابزارهای ارتباط بصری مانند اینفوگرافیک، ارائه محتوا، فیلم، اسلاید، فلوچارت و نمودار روش بسیار خوبی برای نشان دادن مفاهیم، ایده‌ها و نتایج پروژه‌های جدید هستند. همچنین به هر یک از کارکنان روش جدیدی برای هضم اطلاعاتی می‌دهند که در غیر این صورت بایستی از طریق متن یا گفتار ارائه شوند.
طراحی‌های دلپذیر بصری همچنین می‌توانند درک محتواهای دشواری مانند مواد منابع انسانی یا کتابچه‌های راهنما را آسان‌تر سازد، بنابراین تیم طراحی خود را درگیر موضوع کنید تا مواد نوشتاری جذاب‌تر شوند.

به تیم دور کار اعتماد کنید

به عنوان مدیر یک تیم دور کاری یا صاحب کسب و کار، نمی‌توانید از ساعت رفت و آمد پرسنل یا نحوه کارکرد آنها مطلع شوید. اگر قصد دارید تیمی ‌شامل نیروی کار مجازی را مدیریت کنید این موارد را بایستی فراموش کنید.
مدیریت کارمندان خارج از سایت با بررسی زیاد یا انتظار از آنها برای پاسخگویی فوری بر ارتباطات و فرهنگ شرکت و در نهایت میزان گردش مالی شما تأثیر منفی می‌گذارد.
اگرچه می‌توانید از اپلیکیشن‌های پایش زمانی و بررسی آمار پیام‌ها برای نظارت بر زمان کار پرسنل خود استفاده کنید، اما بهتر است بر کیفیت کاری که یک کارمند روی میز می‌آورد و اینکه آیا انتظارات حرفه‌ای شما را برآورده می‌سازد، تمرکز کنید. اگر نیروی کار شما به موقع و در محدوده بودجه تعریف شده کار خوبی عرضه می‌کنند، احتمالاً لازم نیست نگران این باشید که آیا کار در خانه روی بهره وری او تأثیر دارد یا خیر.
اگر می‌خواهید از اپ‌ها برای نظارت بر ساعت کار یا بهره وری تیم دور کاری استفاده کنید در این کار زیاده روی نکنید. بدون ایجاد کار اضافی برای کارمندان یا نقض حریم خصوصی و آرامش خاطر آنها، از مواردی که برای اطمینان از عملکرد روان کاری لازم است استفاده کنید.

کار در خانه و کاهش سلامتی مدیران مشاغل

از جلسات غیرضروری اجتناب کنید

جلسات زیاد باعث از بین رفتن تعهد کاری، خستگی و فرسودگی شغلی کارکنان می‌شود. به همین دلیل و در صورت عدم استفاده از سایر روش‌های ارتباطی، بهتر است که تعداد جلسات به صورت منطقی باشد.
برای جلوگیری از جلسات غیرضروری، توصیه‌های زیر را امتحان کنید:

• جلسات را از قبل و برای یک هدف خاص مرتبط با تیم دور کاری برنامه ریزی کنید.
• فقط افراد لازم را درگیر کنید.
• محدودیت‌های زمانی تعیین کنید تا جلسات در مسیر امور کاری باشد.
• تعداد جلسات روزانه را کاهش دهید.
• حضور در برخی جلسات را اختیاری کنید.
• تعادل بین جلسات جدی و معمولی را پیدا کنید.
• برای جلسات یک به یک وقت بگذارید.
• در صورت امکان از تماس‌ تلفنی، پیام مستقیم یا ایمیل‌ به عنوان جایگزین استفاده کنید.
اگر نسبت به کم یا زیاد بودن تعداد جلسات مطمئن نیستید با پرسنل خود صحبت کنید تا نظر آنها را بدانید. جلسات مفید را پیدا کنید و حذف موارد غیر ضروری را در برنامه قرار دهید.

به فضاهای کاری مختلف احترام بگذارید

برخی از اعضای تیم دور کاری دفاتر خانگی اختصاصی دارند در حالی که برخی دیگر مجبور هستند از یک منطقه چند منظوره مانند آشپزخانه، اتاق نشیمن یا اتاق خواب استفاده کنند. اگرچه منطقی است از کارمندان خود انتظار داشته باشید که هنگام حضور در مقابل دوربین رفتار حرفه‌ای داشته باشند، اما به یاد داشته باشید که استفاده از منزل به عنوان دفتر کار، وقفه‌های برنامه ریزی نشده در پی دارد.
به خانه و فضای کاری آنها احترام بگذارید و فقط مواردی که احساس می‌کنید بر بهره وری یا حرفه‌ای بودن فرد تأثیر می‌گذارد را مطرح کنید. در مقابل بهتر است از اظهارنظر در زمینه دکوراسیون شخصی یا نوع دفتر کاری که استفاده می‌کنند خودداری کنید.

اگر مشاهده کردید که جنبه‌های خاصی از دفتر کار نیروی شما می‌تواند از طریق یک دوربین جدید، میکروفون یا میز کار ارتقاء پیدا کند از بودجه شرکت استفاده کرده یا این موارد را هدیه دهید. با بالا رفتن کیفیت صوتی و تصویری اعضای تیم در جلسات و سخنرانی‌ها، نه تنها تجربه کاری آنها بهبود پیدا می‌کند، بلکه باعث بهبود راندمان فرد نیز می‌شود.

راه‌هایی برای بزرگداشت موفقیت‌ها و نقاط عطف پیدا کنید

ممکن است نتوانید یک کارمند تیم دور کاری را برای صرف یک وعده غذایی دعوت کنید یا یک مهمانی حرفه‌ای مانند پایان یک پروژه بزرگ را جشن بگیرید، اما هنوز هم روش‌های زیادی برای جشن گرفتن موفقیت‌ها وجود دارد. فراموش نکنسد که اشاره به دستاوردها می‌تواند کمک زیادی به حفظ روحیه کارکنان کند.
در اینجا چند ایده وجود دارد که می‌توانید امتحان کنید:
• یک ناهار مجازی بخورید.
• برای کارکنان خود کیک و شیرینی ارسال کنید.
• جلسات فان برگزار کنید و جوایزی برای بازی‌ها ارائه کنید.
• کارت هدیه دیجیتال ارسال کنید.
• یک بطری شراب ارسال کنید.
• با کارکنان خود رو در رو ملاقات کرده و صمیمانه از آنها به خاطر مشارکت‌ و زحمات‌شان تشکر کنید.

رو در رو ملاقات کنید

ملاقات حضوری همیشه امکان پذیر نیست، اما باید در صورت امکان از آن استفاده کنید. وقتی می‌توانید و منطقی است، پرسنل را برای دیدار رو در رو جمع کنید. این امر می‌تواند به ایجاد دوستی و تقویت روابط کاری کمک کند و همچنین به کارمندان دور کار فرصتی برای معاشرت و احساس تعلق به تیمی بزرگ‌تر بدهد.

حرف آخر

مدیریت پرسنل دور کار مقوله‌ای است که به آن عادت می‌کنید. همیشه نمی‌توان بهترین روش‌های ارتباطی را برای یک نیروی کار مجازی منطبق کرد اما تمرکز بر فراگیری، آگاهی و شفافیت مکان خوبی برای شروع است.
همانطور که به مجموعه ابزارهای ارتباطی خود اضافه می‌کنید از اعضای تیم بازخورد بگیرید تا ابزارهای کارآمد را پیدا کنید. این امر به شما کمک می‌کند ضمن حمایت از کسب و کار و تیم دور کاری خود، یک استراتژی ارتباط از راه دور موثر و کارآمد بسازید.