دوران مشکلات اقتصادی زمان مناسبی برای ارزیابی نحوه خرج کردن است. برای بسیاری از افراد هزینه کردن می‌تواند از کنترل خارج شود. بهترین سیستم برای تأمین بودجه هزینه‌های جاری روشی است که استفن نلسون Stephen Nelson، مدیر سرمایه گذاری در آلدریچ ولث کالیفرنیا معرفی کرده است.
شما باید چیزی فراتر از یک دفتردار امور مالی، بلکه باید در حد یک مدیر ارشد مالی باشید، مقامی دارای اختیار برای تصمیم گیری‌های استراتژیک مناسب.
تمایز بین دفتردار و مدیر مالی از اهمیت زیادی برخوردار است زیرا نشانگر نیاز به نظارتی است که علاوه بر ثبت، منجر به اقدام نیز می‌شود. چهار گام ذکر شده در این مطلب سیستمی در راستای کسب بینش نسبت به هزینه‌های خانوار ایجاد می‌کند. بررسی پول‌های هزینه شده در مقابل باقیمانده، ایجاد بودجه خانوار و پایش ماهانه فعال.
۴ گام ضروری برای پایش هزینه‌های خانوار
گام اول: ادغام
مدیریت مالی یک دسته حساب بانکی آشفته همیشه دشوارتر از حالتی است که هر حساب، نقشی کاملاً مشخص دارد. با این حال، برای یک خانواده قابل درک است که زن و شوهر حساب‌های اضافی از قبل از ازدواج یا حتی حساب‌های جدید به هر علتی داشته باشند.
اما در یک دنیای کامل، تمام آنچه شما نیاز دارید یک حساب بانکی است که تمام درآمد خانوار به آن وارد و از آن خارج می‌شود. این امر شفافیتی نسبت به کل بودجه فراهم می‌کند. پس از راه اندازی این حساب، تمام هزینه‌های ثابت مانند اجاره یا وام مسکن، قبوض آب و برق و غیره همگی باید از طریق این این حساب قابل مشاهده پرداخت شوند.
اگر متاهل هستید و ترجیح می‌دهید در مورد کالاهایی که خریداری می‌کنید حریم خصوصی داشته باشید، گزینه دیگری وجود دارد. برخی ممکن است ترجیح دهند یک حساب خانوار و دو حساب فردی داشته باشند که فقط مربوط به هزینه شخصی آنها باشد. این موارد می‌تواند مانند تفریحات انفرادی و شام با دوستان باشد. به طور كلی بایستی مبلغی توافق شود كه هر فرد هر ماه آن را در حساب شخصی خود داشته باشد تا بتواند در هر كاری كه ترجیح می‌دهد و بدون نظارت فرد دیگر خرج كند. این آیتم باید بشکل جداگانه در بودجه شما به عنوان یک هزینه ثابت لحاظ شود.
گام دوم: هزینه‌های متغیر
وقتی حساب خانوار را تأسیس کردید، باید درک درستی از هزینه‌های ثابت جاری در هر ماه داشته باشید، اما در مورد سایر هزینه‌ها چه می‌کنید؟ در صورت دسترسی به کارت اعتباری قرار دادن این هزینه‌ها روی یک کارت جداگانه بهترین روش است به شرطی که هر ماه به طور کامل پرداخت شود.
از لحاظ روانشناسی افزایش رقم در کارت اعتباری بهتر از کاهش موجودی حساب پس انداز یا جاری است. این امر روند فکری را از مقدار باقیمانده پول جهت خرج کردن به مقدار هزینه شده سوق می‌دهد. از آنجا که مبلغ موجود در حساب پس انداز شما همیشه در حال تغییر است لذا ابزاری ضعیف برای پایش هزینه‌ها محسوب می‌شود. این امر به ویژه در صورتی اهمیت می‌یابد که درآمد شما افزایش یابد و بدون اینکه بدانید باعث تغییر سبک زندگی و افزایش هزینه‌های ثابت شود.
استفاده از کارت اعتباری به جای کارت دبیت امکان جمع آوری پاداش را نیز به شما می‌دهد. پیشنهادهای مختلف زیادی برای دریافت امتیاز جهت استفاده در پروازها، هتل‌ها یا برگشت پول نقد در کارت‌های اعتباری وجود دارد. کارت اعتباری همچنین هنگامی که بدهی خود را به موقع پرداخت کنید به افزایش اعتبار شما منجر می‌شود.
همچنین سطحی از محافظت نسبت به کلاهبرداری برای خرید با کارت‌های اعتباری وجود دارد. با خرید از کارت نقدی، اثبات جعل به عهده شما است. اما در کارت اعتباری، صادرکننده کارت باید برای پس گرفتن پول خود بجنگد.
گام سوم: بررسی بودجه
این قسمت مورد علاقه همه است. این روزها تعداد زیادی ابزار در دسترس است تا بتوانید بودجه دقیقی برای هزینه‌های خانوار تدوین کنید. این مهم می‌تواند یک بودجه دست نویس ساده، یک اکسل دقیق یا برنامه‌ای مانند مینتMint ، پرسونال کپیتال Personal Capital، باجت سیمپل Budget Simple و غیره باشد. بودجه باید یک توصیف دقیق از هزینه‌های ثابت و متغیر باشد.نیازی نیست که بودجه شامل ساختاری دقیق از آخرین چیزهایی که برای آن پول خرج می‌کنید باشد، بلکه باید یک راهنما برای محل خرجکرد مورد نظر در هر ماه باشد.
می‌توان فرض کرد که هزینه‌های ثابت به راحتی از ماهی به ماه دیگر رصد می‌شوند زیرا این هزینه‌ها نباید خیلی متغیر باشند. با بررسی صورتحساب‌های گذشته، باید بتوانید هر ماه بودجه‌ای برای هزینه‌های ثابت در نظر بگیرید. هزینه‌های متغیر پیچیده‌تر هستند زیرا می‌توانند ماه به ماه به طرز چشمگیری تغییر کنند. برای پایش این موارد بهتر است از دسته بندی‌های کلی بجای جزئیات مربوط به هر هزینه استفاده کنید.
به عنوان مثال، مینت دسته هزینه‌های عمومی را با زیر مجموعه‌های دقیق پایش می‌کند. بنظر می‌رسد که تلاش اضافی برای ساخت و نگهداری این زیر مجموعه‌ها کمکی به بودجه ریزی موثرتر نمی‌کند. به یاد داشته باشید که در اینجا ما سعی نمی‌کنیم یک حسابدار باشیم. بلکه ما فقط به عناوین کلی برای تعیین محل وقوع هزینه‌ها و اقدام برای اصلاح هزینه‌های بالقوه نیاز داریم. هدف این است که تعیین کنید که هزینه‌ها در کجا رخ می‌دهند تا بتوانید دیدی کلی نسبت به خرجکرد ماهانه خود داشته باشید.
گام چهارم: نظارت منظم
در حین تلاش برای عادت به بودجه ریزی، داشتن مسئولیت پذیری هم اهمیت دارد. هنگامی که بینشی نسبت به هزینه‌های متغیر خود پیدا کردید حال باید هزینه‌ها را رصد کرده و در رویکرد خود برای تغییر عادت‌های هزینه‌ای پیش قدم باشید.
بهتر است اول هر ماه وارد حساب بانکی خود شده و صورتحساب ماه قبل را بررسی کنید تا دقیقاً آنچه در طول ماه خرج کرده‌اید را ببینید. این امر به شما کمک می‌کند تا نحوه عملکرد خود در طول ماه نسبت به بودجه تدوین شده را بسنجید.
برای تأثیر گذاری بیشتر باید زمان بررسی پیشرفت ماهانه خود نسبت به بودجه تدوین شده را روز پانزدهم هر ماه و سپس در پایان ماه تعیین کنید. اگر فقط در پایان هر ماه بودجه خود را چک کنید امکان واکنشی نخواهید داشت. در عوض اگر در میانه ماه روند عملکردی خود را بررسی کنید در صورت لزوم می‌توانید در رفتار خود تغییراتی اعمال کنید.
به عنوان مثال فرض کنیم بودجه شما ۲۰۰۰ دلار در ماه است و شما در نیمه ماه ۱۵۰۰ دلار هزینه کرده‌اید. این عدد باید به شما نشان دهد که لازم است کمربند خود را تا پایان ماه سفت‌تر ببندید. از طرف دیگر اگر در یک ماه کمی فضای اضافی در بودجه داشته باشید، می‌توانید از این پول برای برنامه ریزی هزینه‌های آینده مانند مسافرت یا سایر هزینه‌های کلان استفاده کنید، اتفاقی که در نهایت باعث کاهش احتمال تغییرات بزرگ در بخش هزینه‌ها می‌شود.
همیشه هزینه‌های غیرمنتظره وجود خواهند داشت اما استفاده از این استراتژی به شما کمک می‌کند تا بودجه خود را به طور فعالانه مدیریت کرده و هزینه‌های خانوار را در طول زمان پخش کنید. هنگامی که درک کلی از محل هزینه داشته باشیم می‌توانیم اهداف صرفه جویانه تعیین کنیم و در هنگام افزایش هزینه‌ها مانع از نزول سبک زندگی شویم. همچنین این روش هنگامی‌که تصمیم به شروع برنامه ریزی برای بازنشستگی می‌کنید به شما کمک می‌کند زیرا آنالیز درآمد مورد نیاز در دوران بازنشستگی به برآورد قابل اعتماد هزینه خانوار بستگی دارد.
